Viele Manager verbringen 50 % ihrer Zeit in Besprechungen. Was für eine Zeitverschwendung für das Unternehmen.

Viele Meetings sind stinklangweilig und bringen keinen Nutzen. Sie sind öde und sinnlos.

Wenn Sie effektive Besprechungen wollen, müssen Sie Besprechungen gut vorbereiten.

Sie sollten sich vor jedem Meeting die folgenden 5 wichtigen Fragen stellen und beantworten.

Besprechung vorbereiten mit 5 wichtigen Tipps

1. Brauchen Sie wirklich ein Meeting?

Bevor Sie eine Besprechung einberufen, analysieren Sie, ob dieses Treffen wirklich nötig ist. Häufig lassen sich die gleichen Ergebnisse schneller und effizienter mit E-Mails oder am Telefon erzielen.

Es scheint tatsächlich Mitarbeiter und Manager zu geben, die sich denken:

„Eigentlich habe ich heute keine Lust, was zu tun. Mal sehen, ob ich nicht an einer Besprechung teilnehmen kann!“

Schlimm!

2. Was ist der Zweck des Meetings?

Seien Sie konkret und planen Sie genau, was Sie mit der Besprechung erreichen wollen.

• Sollen die Teilnehmer im Meeting nur informiert werden?
• Soll zu bestimmten Themen diskutiert werden?
• Sollen Entscheidungen gefällt oder Ideen entwickelt werden?

Eine gute Vorbereitung ist entscheidend!

Welche Ergebnisse erwarten Sie am Ende der Besprechung? Halten Sie die Antworten darauf schriftlich fest!

3. Wer sollte an der Sitzung teilnehmen?

Beschränken Sie die Anzahl der Teilnehmer rigoros.

Laden Sie Kollegen und Mitarbeiter nur dann ein, wenn sie einen Beitrag für die Besprechung liefern werden oder wenn die großen Nutzen aus dem Meeting ziehen können. Sonst nicht!

Verschwenden Sie keine Arbeitszeit.

4. Haben Sie eine Einladung und eine Tagesordnung?

Umreißen Sie klar, was die Ziele der Besprechung sind und laden Sie die Teilnehmer frühzeitig ein.

Selbstverständlich versenden Sie eine Meeting – Agenda mit Tagesordnungspunkten an jeden Teilnehmer, damit jeder sich auf das Meeting vorbereiten kann – frühzeitig!

5. Wie lange wird die Sitzung dauern?

Seien Sie präzise mit Ihrer Zeitplanung. Haben Sie klare Regeln im Kopf:

• Wann wird das Meeting anfangen, und wann wird es zu Ende sein?
• Planen Sie genügend Zeit für alle Punkte der Tagesordnung ein.
• Achten Sie aber darauf: Als Faustregel gilt für die meisten Besprechungen: Nicht länger als eine Stunde!
• Halten Sie sich möglichst an den Zeitplan in Ihrer Agenda.

Am wichtigsten: Beginnen Sie pünktlich und überziehen Sie nicht! Sollte die Zeit nicht reichen, vertagen Sie und vereinbaren Sie einen neuen Besprechungstermin mit den Teilnehmern.