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Warum Ihre Mitarbeiter nicht das tun, was Sie wollen!
Foto: Minerva Studio/ Quelle: www.bigstock.de

Wenn Ihre Mitarbeiter häufig an den falschen Sachen arbeiten, arbeiten sie nicht effektiv. Arbeiten Mitarbeiter an den falschen Dingen, sind ihnen meist die Ziele und Prioritäten nicht klar.

Kennen Ihre Mitarbeiter die Unternehmensvision und die Unternehmensziele? Sagen Sie jetzt nicht einfach ja.

Fragen Sie mal Ihre Mitarbeiter danach. Es könnte sein, dass Sie erstaunt sind, wie wenig die Antworten mit Ihrer Vision und Ihren Zielen übereinstimmen.

Unternehmensvision und Ziele

Erst vor Kurzem habe ich Folgendes erlebt. Einer meiner Klienten hatte in den letzen 25 Jahren ein tolles Unternehmen mit über 120 Mitarbeitern aufgebaut. Er war aber unzufrieden damit, wie seine Mitarbeiter arbeiteten.

Ich fragte ihn nach seiner Unternehmensvision und seinen Zielen. Er hatte da klare Vorstellungen. Seine Vision war emotional und war durchaus kundenorientiert. Er malte ein durchaus klares Bild, wohin er sein Unternehmen steuern wollte.

Daraufhin führte ich Einzelgespräche mit verschiedenen Mitarbeitern, u.a. auch mit seinen Abteilungsleitern, also mit seinen engsten Mitarbeitern. Die waren zwar sehr engagiert, sie schienen mir sehr loyal zum Unternehmen und zum Chef zu sein. Sie arbeiteten viel und waren stark im operativen Tagesgeschäft involviert. Als ich sie nach der Unternehmensvision und den Unternehmenszielen fragte, kamen nur vage Antworten; bei manchen sogar nur ein:

„Weiss ich nicht. Haben wir sowas? Da müssen Sie am besten den Chef fragen.“

Wenn Sie wollen, dass Ihre Mitarbeiter in Ihrem Sinne agieren, müssen Unternehmensvision und Ziele allen Mitarbetiern glasklar sein. Wenn mehrere Aufgaben anliegen, müssen Ihre Mitarbeiter schließlich priorisieren. Das können sie aber nur, wenn sie wissen, um was es geht, worauf es im Unternehmen ankommt und was wirklich wichtig ist.

Als Unternehmer und Führungskraft ist es Ihre Aufgabe, Vision und Ziele zu definieren und ständig darüber zu sprechen. Wenn Sie es nicht machen, wer macht es denn dann?

Wenn Sie das Gefühl haben, nun wirklich häufig genug die Unternehmensvision und die Ziele erläutert zu haben, dann haben Sie meist immer noch nicht genug darüber gesprochen. Sie sind der Botschafter Ihrer Vision, Ihrer Werte und Ihrer Ziele. Sie müssen Sie vorleben und darüber sprechen.

Zeitdruck

Gerade wenn Sie oder Ihre Mannschaft unter Zeitdruck stehen, ist es besonders wichtig, sich als Erstes klar zu machen, was ist zu tun und erst dann wie ist es zu tun.

Ich nenne das gerne die Helikopter-Sicht. Jeder, ob Geschäftsführer oder Abteilungsleiter oder Sachbearbeiter, sollte sich regelmäßig – und damit meine ich mindestens einmal am Tag – in den Helikopter setzen, also aus dem operativen rausgehen, die Perspektive wechseln und einen imaginären Flug mit dem Hubschrauber durchführen.

Dabei betrachten Sie Ihre Aufgabe aus der Vogelperspektive. Sie fragen sich ganz bewusst: Entspricht das, was ich gerade tue, der oder den Aufgaben, die es jetzt zu erledigen gilt? Setze ich die richtige Priorität? Habe ich überhaupt richtig verstanden, worum es geht? Habe ich das Ziel verinnerlicht? Bin ich effektiv – oder versuche ich nur, auf Teufel komm ‚raus effizient zu sein?

Regelmässig in den Heli!

Wer seine Mitarbeiter regelmäßig dazu ermuntert, eine Runde mit dem Hubschrauber zu drehen und dabei selbst mit gutem Beispiel vorangeht, wird schnell feststellen, dass diese kleine „Auszeit“ überaus gut investiert ist, weil grobe Fehler vermieden werden und unnötige Nacharbeiten entfallen.

Vielen Mitarbeitern fällt es auch schwer, häufig ändernden Anforderungen gerecht zu werden. Bekommt der Mitarbeiter ein neues Projekt rein, obwohl er noch an anderen Projekten arbeitet, klärt er nicht als erstes ab, was jetzt wichtig ist, sondern er versucht an seinem jetzigen Projekt möglichst noch schneller und damit vermeintlich effizienter zu arbeiten, um es abzuschließen.

Besser wäre es aber, sich neu zu orientieren und den Überblick zu bekommen. Was ist jetzt wichtig? Müsste ich meine Prioritäten aufgrund des neuen Projekts verschieben? Muss ich die Notbremse ziehen und meinem Chef mitteilen, dass das nicht zu schaffen ist?

Diese Helikopter Sicht einzunehmen fällt vielen schwer – insbesondere wenn Sie unter Zeitdruck stehen und in die Bearbeitung von Details vertieft sind.

Regelmäßig die Helikopter Sicht einzunehmen ist wichtig und kann man lernen. Häufig reicht es schon, wenn man von anderen darauf aufmerksam gemacht wird.

Falsche Prioritäten

Manche Menschen – Mitarbeiter wie auch Chefs – setzen auch falsche Prioritäten. Die Situation kennt fast jeder von sich selbst: Es gibt viel zu tun. Mehrere Projekte müssen bearbeitet werden. Aber anstatt mit dem wichtigsten zu beginnen, stürzt man sich lieber auf die Arbeit, die einem am meisten Spaß macht. Das geschieht manchmal fast unbewusst. Das ist natürlich nicht effektiv.

Auch hier hilft es, sich zu zwingen, regelmäßig die Helikopter Sicht einzunehmen und das eigene Tun und die Prioritäten zu hinterfragen.

Wollen Sie wirklich selbstständige Mitarbeiter?

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter langfristig dazu befähigen wollen, selbstständig Prioritäten zu setzen, dann müssen Sie dafür die nötigen Voraussetzungen schaffen. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter, indem Sie sicherstellen, dass diese Ihre unternehmerische Vision und Ihre Ziele zu jeder Zeit wirklich verstanden und verinnerlicht haben. Versorgen Sie sie stets mit allen nötigen Informationen, erklären Sie ihnen, warum welcher Kunde oder welches Projekt in dieser oder jener Situation oberste Priorität hat.

Ermuntern Sie Ihre Mitarbeiter dazu, sich regelmäßig in den Helikopter zu setzen. Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, wie SIE Prioritäten festlegen. Machen Sie Ihre Art und Weise transparent. Ermutigen Sie sie dazu, nach der gleichen Methode vorzugehen, selbstständig Prioritäten zu setzen und diese dann auch tatsächlich umzusetzen!

Multitasking vermeiden

Ich habe da ja schon häufiger über Arbeitsunterbrechungen gesprochen: Viele erwarten, dass man ständig erreichbar und damit fast ununterbrochen ansprechbar ist. Das ist fatal und vollkommen ineffizient! Ständige Unterbrechungen durch Rückfragen, Telefonanrufe oder E-Mails sind zu einem großen Problem geworden.

Fakt ist: Bei wiederholten Störungen kann von anhaltender Konzentration keine Rede mehr sein. Schlimmer noch: Jede Ablenkung durchbricht die Effizienz, da mehr Zeit für dieselbe Leistung gebraucht wird. Störungen gefährden im ungünstigsten Fall die Effektivität. Das Ziel gerät aus dem Blickfeld.

Höchste Zeit für neue Spielregeln!

Gestatten Sie Ihren Mitarbeiter, sich temporäre Auszeiten für die konzentrierte Einzelarbeit zu nehmen. Ein „Bitte-nicht-stören“-Schild an der geschlossenen Bürotür wirkt wahre Wunder – aber nur, wenn es von Kollegen und Chef gleichermaßen respektiert wird!

Darüber hinaus kann es, je nach Tätigkeitsfeld, auch sinnvoll sein, einzelnen Mitarbeitern − die sich bereits durch ein zuverlässiges, eigenständiges Zeitmanagement ausgezeichnet haben − bei Bedarf die Möglichkeit des Homeoffice einzuräumen.

Last but not least: Machen Sie Ihren Leuten deutlich, dass sie Aufgaben geringerer Priorität durchaus ablehnen oder verschieben dürfen, ohne Restriktionen befürchten zu müssen. Dass sie auch mal „Nein, jetzt nicht!“ gegenüber dem Chef sagen dürfen, wenn dieses „Nein“ sachlich begründet ist!

Sonstiges in dieser Podcastfolge

• Der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz!
• Zuerst das „Was“ und dann das „Wie“!
• Priorisieren geht nur, wenn ich die Ziele kenne!
• Problem: Der Wunsch effizient zu sein!
• Fehlende Helikopter-Sicht
• Falsche Prioritäten
• Ungestörtes Arbeiten im Home Office!

Das inspirierende Zitat

„Es ist besser die richtige Arbeit zu tun, als eine Arbeit nur richtig zu tun!„

Peter Drucker

Weiterführende Artikel

• Warum Ihre Mitarbeiter nicht effizient arbeiten!
• So funktioniert Mitarbeitermotivation!
• So vermeiden Sie Mikromanagement
• Beispiele für gute und schlechte Unternehmensvisionen

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