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Feedbackregeln einhalten!
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Was ist der Grund, warum wir Feedbackgespräche führen sollten? Welche Feedbackregeln sollten wir dabei unbedingt einhalten?

Feedback ist dazu da, um sich selbst zu verbessern. Und dazu brauche ich die Sicht von Anderen. Egal ob es die Rückmeldung im Privaten oder im Geschäftlichen ist, egal ob vom Chef zum Mitarbeiter oder umgekehrt.

Das Selbst- und Fremdbild

Jeder von uns tut sich schwer damit, sich in allen Details zu erkennen. Mache ich eigentlich das Richtige? Wie werde ich wahrgenommen von anderen?

Es ist günstig, wenn ich ein Bild von außen bekomme. Jeder hat seine eigene Wahrnehmung und da ist es sinnvoll Rückmeldung zu seinem Tun und Verhalten zu bekommen, um die eigene Selbstwahrnehmung zu schärfen und mit der Fremdwahrnehmung abzugleichen.

Feedbackgespräche helfen bei der Selbst- und Fremdwahrnehmung
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Wichtige Feedbackregeln für den Empfänger

Feedback geben bedeutet: Ich mache ein Geschenk. Deshalb ist ehrlich aktiv zuhören so wichtig.

Entscheidend ist es wirklich zu versuchen, das Feedback zu verstehen und nicht direkt zu bewerten. Das ist schon die erste ganz wichtige Feedbackregel.

Wichtige Feedbackregel:
Konstruktives Feedback ist ein Geschenk!
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Ich sollte versuchen, die Sichtweise des anderen zu verstehen. Ich muss also zuhören.

Auch und gerade für Chefs ist es wichtig, Feedback zu bekommen. Je höher die Position desto schwieriger wird es allerdings, zuverlässiges und ehrliches Feedback zu erhalten.

Umso wichtiger ist es sich klar zu machen: Bei Feedback geht es nicht darum, Recht zu haben, sondern es geht darum, dass ich ein Geschenk mache. Der Chef erhält eine Information darüber, wie er bzw. sein Verhalten auf andere wirkt.

Leider wird dieses Geschenk häufig vollkommen falsch aufgenommen und dadurch entwertet.

Feedbackregel für den Chef

Ein Beispiel: Kommt ein Mitarbeiter auf den Chef zu und sagt ihm unter vier Augen:

„Chef, in der Besprechung gerade, da hast Du dich aber nicht so gut verhalten. Das kam gar nicht so gut an, was Du da gesagt hast.“

Jetzt kommt es extrem drauf an, wie der Chef drauf reagiert. Der Mitarbeiter hat sich getraut, dem Ranghöheren – seinem Chef – eine Rückmeldung zu seinem Verhalten zu geben. Dazu gehört Mut.

Warum hat er das getan? Er will seinem Chef signalisieren, dass hier was schief gelaufen ist bzw. dass sich der Chef nicht optimal verhalten hat. Damit erreicht der Chef wahrscheinlich nicht das, was er erreichen möchte. Der Mitarbeiter will seinem Chef mit dieser Rückmeldung helfen, sich zu verbessern und die Situation richtig einzuschätzen.

Und jetzt kommt es drauf an, wie der Chef reagiert. Wenn der Chef sagt:

„Ja, ja, ich weiß, da habe ich das und das gesagt, aber das habe ich gemacht, weil…“

wenn er sich also verteidigt, dann ist das ungünstig. Weil eigentlich wollte der Mitarbeiter dem Chef nur seine Sichtweise zeigen. Also zeigen, hier lieber Chef, da ist was schief gelaufen. So ist das bei uns angekommen.

Das heißt, es wäre viel günstiger, wenn der Chef sagt,

„Ah ja, okay. Darüber muss ich mal nachdenken.“

Also es wirklich als Geschenk anzunehmen. Er kann durchaus fragen:

„Habe ich das richtig verstanden? Was genau habe ich da in der Besprechung jetzt falsch gesagt oder was da falsch rüber gekommen ist.“

Dann kann der Mitarbeiter antworten:

„Ja Chef, wissen Sie, Sie haben ja gesagt, dass wir die Mittagspause ab sofort von 12:00 auf 12:30 Uhr verschieben. Das ist ganz schlecht angekommen, weil …“

Solche Verständnisfragen zu stellen, ist okay. Aber der Chef sollte die Aussage des Mitarbeiters in dem Moment nicht bewerten und sich rechtfertigen. Er sollte es so annehmen, wie es gemeint ist. Als ein Geschenk. Das wird leider häufig nicht gemacht.

Der Mitarbeiter sieht sich in eine Diskussion verstrickt und muss unter Umständen seine Sichtweise wieder rechtfertigen. Das kann dazu führen, dass sich der Mitarbeiter das nächste Mal lieber dafür entscheidet sein Chef kein Feedback zu geben:

„Ach Gott, da halte ich lieber den Mund. Der Chef weiß ja sowieso immer alles besser.“

Schade!

Voraussetzung für effektives Feedback

Vertrauen ist die Basis. Wenn Sie kritisiert werden und Sie haben Vertrauen in den Feedback-Gebenden, dann gibt es eine große Chance, dass Sie seien Rückmeldung auch wirklich als Geschenk annehmen und darüber nachdenken. Wenn kein oder nicht genügend Vertrauen vorhanden ist, dann werden Sie sehr wahrscheinlich eher mit Begründungen für Ihr Verhalten kontern.

Damit Ihr Feedback von einem Kritisierten auch angenommen wird, gibt einige weitere wichtige Feedbackregeln. Wenn Sie die beachten, haben Sie eine deutlich höhere Chance erfolgreich zu sein und dem Anderen auch wirklich zu helfen.

Die wichtigsten Feedbackregeln

1. Formulieren Sie subjektiv.

Nehmen wir an, Sie sind Chef und Ihr Mitarbeiter hat vor Kunden eine Präsentation über Ihr neustes Produkt gehalten.

Die Präsentation ist voll in die Hose gegangen. Es war furchtbar. Ihr Mitarbeiter hat 100 Folien gezeigt in 20 Minuten!

Er hat viel zu leise gesprochen, ständig nur an die Projektionswand geschaut. Auf den Folien war viel zu viel Text, sodass man überhaupt nichts richtig lesen konnte.

Also alles, was man falsch machen kann, hat er falsch gemacht. Sie könnten ihm also folgende Rückmeldung geben:

„Herr Müller, Ihre Präsentation war ganz schlecht. Viel zu viele Folien.“

Diese Behauptung entspricht zwar Ihrer Einschätzung. Sie formulieren sie aber, als ob es ein Fakt wäre, also mit einem Anspruch an Objektivität. Häufig führt das dazu, dass der Kritisierte in eine Abwehrhaltung geht.

Selbst wenn Sie es noch so wertschätzend rüber bringen, Ihr Mitarbeiter wird es nciht annehmen und versuchen sich zu rechtfertigen oder die Aussage zu relativieren:

„Ja schon, aber eigentlich habe ich ja möglichst viel Wissen über unser neues Produkt rüberbringen wollen…“

Günstiger wäre es also die Aussage subjektiv zu formulieren. Besser wäre also:

„Also, Herr Müller, ich weiß nicht, ob Sie das bemerkt haben. Ihre Präsentation hat auf mich doch sehr umfangreich gewirkt. Ich konnte nach 10 Minuten gar nicht mehr folgen. Das ging mir viel zu schnell.

Ich habe auch die zwei Kunden, die da dabei waren, beobachtet. Denen schien das genauso zu gehen. Dem einen ist sogar nach 5 Minuten die Augen zugefallen. Also ich hatte den Eindruck, Ihre Präsentation war viel zu umfangreich und kam dadurch nicht an.“

Diese Art Rückmeldung ist Ihre rein subjektive Sicht und Ihr Mitarbeiter muss so nicht direkt in die Verteidigungsposition gehen. Schließlich ist es Ihre Sicht, Ihre Wahrnehmung.

2. Kritik nur unter 4 Augen

Eine der wichtigsten Feedbackregeln: Wenn es irgendwie geht, kritisieren Sie immer nur unter vier Augen. Denn niemand wird gerne kritisiert – egal, wie wertschätzend und zurückhaltend sie formuliert ist.

Wenn Sie jemanden vor anderen kritisieren, ist die Chance hoch, dass die Kritik als Angriff gewertet wird. Daraus folgt häufig, dass der andere in den Verteidigungsmodus wechselt. Schnell hat der Kritisierte das Gefühl, dass seine Reputation und sein Selbstbild angegriffen wird.

Deshalb kritisieren Sie möglichst nie jemanden vor einer Gruppe. Ich weiß, dass das in Großraumbüros manchmal schwierig ist. Gehen Sie dann lieber mit dem Mitarbeiter raus und sprechen Sie dort mit ihm unter vier Augen. Kritik müssen die anderen weder hören, noch sehen.

3. Machen Sie es konkret.

Feedback sollte konkret sein. Wenn Sie Ihrem Mitarbeiter nur rückmelden:

„Also ich habe die Präsentation als ganz furchtbar und langweilig wahrgenommen.“

Dann ist nicht konkret. Was soll er denn jetzt machen? Wie soll er sich denn verbessern? Ein konkretes Feedback wäre zum Beispiel:

„Wissen Sie, ich glaube, Sie haben zu viele Folien verwendet. Sie haben in 20 Minuten 100 Folien durchgehauen. Das war einfach zu viel.“

Das ist konkret. Damit kann der Mitarbeiter dann auch was verändern. Wenn ich es zu allgemein sage, hilft ihm das Feedback überhaupt nicht.

4. Kritisieren Sie nicht, was nicht zu ändern ist!

Wenn Ihre Mitarbeiterin eine sehr hohe Stimme hat und Sie sie dann kritisieren und sagen

„Frau Meier, also ich habe fast gar nichts verstanden, Ihre Stimme ist so hoch. Können Sie das nicht ändern?“

Das bringt nichts. Das frustriert nur. Gehen Sie nicht auf Sachen ein, die der- oder diejenige nicht ändern kann. Ihr Feedback soll schließlich helfen, es zukünftig besser zu machen.

5. Fokus

Fokussieren Sie bei Ihrer Kritik auf einige wenige Punkte. Beispiel: Ihr Mitarbeiter hat eine schlechte Präsentation gehalten und alles falsch gemacht, was man falsch machen kann.

Jetzt bringt es überhaupt nichts, wenn Sie diesem Mitarbeiter, der wahrscheinlich das erste Mal einen Vortag hält, alle Punkte auflisten, die er verbessern soll:

„Ja, also Herr Meier, wissen Sie, als erstes Mal 200 Folien, viel  zu viel. Dann die Schriftart, das war ja Größe 16. Das kann ja keiner lesen. Dann haben Sie keine Bilder, Sie haben viel zu viel Schrift drauf. Dann haben Sie immer auf die Folien geschaut. Außerdem haben Sie viel zu leise gesprochen. Die Leute haben Sie auch nicht angesehen, sondern nur auf die Wand geschaut …“

Sie merken sicher, was da passiert. Der Mitarbeiter wird das Feedback gar nicht mehr aufnehmen können. Wenn Sie mit Ihrer Kritik fertig sind, haut der Mitarbeiter mit dem Kopf auf die Tischplatte und sagt,

„Das war ja ein Desaster. Ich kann ja gar nichts.“

Das wollen Sie nicht erreichen. Es ist nicht hilfreich. Mit Ihrem Feedback wollen Sie ihm ja helfen. Es soll eine Unterstützung sein.

Wie soll man es aber dann machen? Ich gebe Ihnen im Folgenden ein Beispiel aus dem Sport:

Nehmen wir an, jemand fängt an Golf zu spielen. Er nimmt sich einen Coach, also einen richtig guten Golfspieler. Der soll ihm das Golfspielen beibringen. Was macht der Coach normalerweise zu Beginn? Er sagt dem Schüler:

„Holen Sie mal aus und schlagen Sie den Ball.“

Der Schüler holt also aus und schlägt –  und er macht alles falsch, was man als Golfspieler falsch machen kann.

Der Coach wird jetzt aber nicht alles aufzählen, was nicht richtig war, sondern er wird ihm vielleicht ein, zwei, maximal drei Dinge sagen, die er verbessern kann. Also zum Beispiel:

„Jetzt nimmst Du den Schläger mal mit der rechten Hand höher am Griff. Außerdem stellst Du dich mal breitbeiniger hin. So und jetzt schlägst du noch mal.“

Dass der Schüler jetzt immer noch falsch schlägt, weil er nämlich falsch ausholt und dass die Körperdrehung nicht richtig ist und der Schläger den Ball an der falschen Stelle trifft – auf all das geht der Coach nicht ein. Das sagt er dem Schüler in dem Moment nicht. Weil das wäre ein Overflow. Das würde überhaupt nicht helfen.

Das bedeutet, als Feedbackgeber überlege ich mir gut, mit welchen ein oder zwei Tipps ich meinem Mitarbeiter helfen kann ohne ihn zu überfordern oder zu frustrieren.

Bei unserem Beispiel mit der Präsentation könnte das also folgende Hilfe sein:

„Herr Müller, reduzieren Sie bei der nächsten Präsentation mal von 100 Folien auf maximal 10 Folien. Und achten Sie dabei noch darauf, dass die Textschriftgrößen auf den Folien nicht kleiner als 30 sind.“

Und wenn jetzt die „CI“ des Unternehmens auf den Foline fehlt, die Bilder noch nicht so toll sind, doch noch zu viel Text auf den Folien sind und der Mitarbeiter nach wie vor die Folien statt die Zuschauer ansieht beim Vortrag – dann ist das halt so. Das können Sie ihm dann bei späteren Vorträgen als Feedback geben. So kann der Mitarbeiter aber was lernen und wird nicht überfordert.

6. Zeitnah

Die andere Sache. Natürlich ist es wichtig, Feedback  zeitnah zu geben. Es bringt nichts, wenn Sie Ihrem Mitarbeiter erst nach drei Monaten sagen

„Ach übrigens, Ihr Vortrag damals, das hat nicht so gut geklappt… Darf ich Ihnen da mal Feedback geben?“

Das bringt nichts. Feedback, insbesondere Kritik, muss zeitnah erfolgen. Aber der Kritisierte muss offen sein. Wenn der Mitarbeiter beispielsweise kurz nach seinem Vortrag sehr wohl erkannt hat, dass das, was er da gemacht hat, richtig in die Hose gegangen ist, er also mental vollkommen frustriert ist und das auch ausstrahlt, dann lassen Sie ihn erst mal in Ruhe. Fragen Sie in der Situation dann bitte nicht:

„Herr Meier, darf ich Ihnen mal Feedback geben.“

Das bringt überhaupt nichts. Der ist gar nicht offen dafür. In der Verfassung, in der er ist, kann er Ihr „Geschenk des Feedbacks und der guten Tipps“ gar nicht aufnehmen. Warten Sie eine Zeit bis er wieder aufnahmefähig ist.

Wenn Sie Ihren Mitarbeiter fragen:

„Darf ich Ihnen da mal Feedback geben?“

und Ihr Mitarbeiter sagt:

„Gerne, aber bitte nicht jetzt.“

dann bitte akzeptieren Sie das. Es ist absolut in Ordnung, weil nur er weiß, ob er momentan aufnahmefähig für Kritik ist oder nicht.

Kritisieren ohne zu verletzen

Nehmen wir an Sie müssen in einem Gespräch mit Ihrem Mitarbeiter eine klare Ansage machen. Wenn er sich nicht verändert, wird es Konsequenzen für ihn geben. Wie machen Sie das fair, ohne zu verletzen und ohne zu demotivieren?

Das ist nicht einfach, aber meist möglich. Sie müssen wertschätzend sein und trotzdem klar formulieren, worum es geht, welche Auswirkungen es haben wird, wenn er sich nicht verbessert und ihm Hilfe anbieten. Wie das genau funktioniert habe ich hier beschrieben:

Richtig kritisieren 

Das Problem vieler Führungskräfte

Als Führungskraft ist es Ihre Aufgabe, Ihren Mitarbeitern zu helfen, sich weiter zu entwickeln und sich zu verbessern. Dazu müssen Sie ihnen aber konstruktives Feedback geben – und das ist gar nicht so einfach, wie wir ja eben besprochen haben. Sie müssen die Feedbackregeln nicht nur kennen sondern auch anwenden.

In Workshops wie auch in E-Mails erhalte ich gerade dazu häufig viele Fragen. z.B.

• Wie geht das wirklich mit dem konstruktiven Feedback?
• Worauf muss ich da im Einzelnen achten?
• Wie fange ich ein Feedback-Gespräch an?
• Wie und wann kritisiere ich? Und vor allem: wie sage ich es?
• Wie mache ich zum Beispiel eine klare Ansage ohne zu verletzen?

All diese Fragen beantworte ich in meinem neuen Feedback-Videokurs. Mit 5 prägnanten Videos lernen Sie im Detail, worauf es beim Feedback ankommt:

Zu jedem Video gibt es Fragen und Checklisten, die Sie durcharbeiten können, damit Sie das gelernte auch wirklich später erfolgreich umsetzen. Sie erhalten den Text der Videos wie auch die Audiofassung als Download, quasi als Hörbuch.

Den Videokurs gibt es zusammen mit den BusinessLeaderCards. Das sind 32 Führungstipps in Form eines Kartenspiels. Ich habe die letztes Jahr schon vorgestellt und die Rückmeldungen sind hervorragend gewesen. Die BusinessLeaderCards können dabei helfen, spielerischer an das Thema Führung und Feedback heranzugehen.

BusinessLeaderCards

Die BusinessLeaderCards habe ich zusammen Markus Selders entwickelt. Die Spielkarten fungieren als eine Art Türöffner oder Eisbrecher. Sie nehmen bei Gesprächen den Druck aus dem Thema Feedback, z.B. im jährlichen Mitarbeitergespräch. Sie sollen dabei helfen im spielerischen Umgang offener über Führungsthemen zu kommunizieren.

Mit den Karten lassen sich schwierige Führungsthemen spielerisch ansprechen. Sie können zum Beispiel vor dem Mitarbeitergespräch Ihrem Mitarbeiter das Kartenspiel mit nach Hause geben. Sie bitten ihn, sich alle Karten in Ruhe zu Hause durchzuschauen – und dann soll er sich aus jedem Themengebiet – also jeder Farbe – jeweils eine Karte aussuchen.

Die Tipps auf diesen 4 Karten sollen die Themen sein, mit denen er am meisten in seinem Alltag zu kämpfen hat und bei denen er von Ihnen Unterstützung benötigt, um sich zu verbessern. Diese 4 Karten soll er dann in das Mitarbeitergespräch mitbringen und mit Ihnen besprechen.

Andere Möglichkeit: Sie geben Ihrem Mitarbeiter eine Karte mit einem Tipp, den er besonders gut umsetzt und eine Karte mit einem Tipp, an dem er noch arbeiten sollte. Dabei dienen die beiden Karten als Eisbrecher, um im Mitarbeitergespräch über das jeweilige Verhalten ins Gespräch zu kommen.

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern wirklich helfen wollen, wenn Sie wollen, dass Ihre Mitarbeiter mitdenken und das tun, was Sie wollen, dann müssen Sie Ihren Mitarbeitern konstruktives Feedback geben.

Mit diesem Bundle aus Videokurs und den BusinessLeaderCards helfe ich Ihnen dabei, die Feedbackregeln umzusetzen. Zusammen kostet das Bundle nur 89,- EUR. Schauen Sie einfach mal unter www.businessleadercards.de vorbei.

Das inspirierende Zitat

„In dem Maße, wie der Wille und die Fähigkeit zur Selbstkritik steigen, hebt sich auch das Niveau der Kritik an anderen.“

Christian Morgenstern

Alle Links

• Mein Videokurs: Erfolgreich Feedback geben!
• Erfolgreiche Feedbackgespräche
• Richtig kritisieren

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