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Jeder Selbstständige und Unternehmer hat es sicher schon mal erlebt: Das ungute Gefühl, wenn man in Vorleistung gegangen ist und ein Produkt oder eine Dienstleistung geliefert hat, aber der Kunde dann nicht bezahlt.

Der Kunde zahlt nicht!

Vielleicht vertröstet der Kunde, wenn man vorsichtig nachfragt. Aber es passiert dann doch nichts. Keine Zahlung über Monate.

Besonders, wenn es sich um einen wichtigen großen Kunden handelt und es geht um viel Geld, da kann das schon mal kritisch werden. Wenn dieser Kunde dann doch letztendlich gezahlt hat, soll man diesen Kunden dann ab sofort nur noch mit Vorkasse beliefern?

Besonders ärgerliche Kunden…

Gerade bei großen Unternehmen geht das meist nicht. Man wird dann einfach nicht mehr als Lieferant gelistet. Gerade der Umgang mit großen Unternehmen ist da für manche Mittelständische Unternehmen nicht einfach.

Es ist ja manchmal auch eine Frechheit: Ich kenne Großkonzerne, die interne Vorgaben haben, dass Lieferungen erst nach 90 Tagen zu zahlen sind und man sich da auch gerne mal anmahnen lässt. Wir sind schließlich der große Konzern und was will der Kleine Krauter schon machen?

Wenn es natürlich um die eigenen Rechnungen des Konzerns geht: Ja die müssen selbstverständlich von den Kunden innerhalb von 30 Tagen oder weniger bezahlt werden. Wehe, wenn nicht, dann gibt es eine harsche Mahnung.

Wie geht man nun als kleiner Unternehmer mit solchen Kunden um? Wie sollte man prinzipiell mit säumigen Kunden verfahren, egal ob im B2B oder im B2C?

Stefan Preising

Stefan Preising

Zu diesem spannenden Thema habe ich mir den Finanzexperten Stefan Preising ins Interview eingeladen.

Wir sprechen über das Mahnwesen, über Forderungsmanagement und über eine ganz bedrohliche Situation, in die Unternehmen kommen können, wenn sie über Jahre Geschäfte mit säumigen B2B Kunden machen.

Mehr Infos über ihn finden Sie auf seiner Webseite sp-finance.de.

Stefan bietet übrigens eine kostenfreie Online-Schulung an. Er vermittelt dabei 3 Methoden, um die Liquidität im Unternehmen innerhalb weniger Wochen um bis zu 80 % zu erhöhen.

Wenn das interessant für Sie ist, schicken Sie einfach eine SMS an die Telefonnummer. 0177 1789317 einfach mit dem Inhalt: „Coaching (Leerzeichen) und Ihrer E-Mailadresse.“

Das transkribierte Interview mit Stefan Preising

Geropp:

Stefan, viele kleine und mittelständische Unternehmen, die haben damit zu kämpfen, dass manche Kunden nicht oder nur nach mehrmaliger Aufforderung zahlen. Bei manchen Kunden muss man regelrecht seinem Geld hinterher laufen.

Das ist für den Unternehmer natürlich nicht nur zeitintensiv oder für das Unternehmen, sondern das kann für den jeweiligen Unternehmer auch emotional belastend sein. Was ist da deine Einschätzung? Wie sollte man am besten mit solchen säumigen Kunden umgehen?

Preising:

Wenn man jetzt Kunden hat, denen man das Geld hinterher läuft, das heißt, das Geld nicht bei dir als Unternehmer auf dem Konto ist, sondern immer noch beim Kunden. Ich erlebe es ganz häufig, wie du schon gesagt hast, dass die Unternehmer teilweise echt drunter leiden.

Das heißt, man bemüht sich, man legt vielleicht noch eine Schippe drauf, man zieht einen Auftrag vor, gerade im Handwerk, und dann besitzt der, auf Deutsch gesagt, der Kunde und zahlt einfach nicht pünktlich. Dann ist man schwer enttäuscht.

Wie soll man damit umgehen? Ich glaube, zu aller erst ist mal die Frage, okay, was lasse ich eigentlich mit mir machen? Also wie ist meine Einstellung  zu dem Thema? Und ich habe da zwei echt einfache Beispiele, um das simpel darzustellen. Und zwar. Ich sage mal, das ist ein Thema, was gerade im Mittelstand oder Kleinunternehmer-Bereich gängig ist, bei großen Unternehmen funktioniert das überhaupt nicht die Art und Weise  zu zahlen.

Nehmen wir das Beispiel, du gehst zum Aldi, machst deinen Einkaufswagen bis oben hin voll und läufst an der Kasse vorbei. Du stellst dich nicht an, sondern läufst vorbei, winkst ihm zu und sagst, „ich zahle morgen oder weiß ich noch nicht.“ So. Genau. Witzige Vorstellung.

Geropp:

Ja, ich habe es noch nicht ausprobiert, aber ich würde sagen, das funktioniert nicht.

Preising:

Genau. Da würden dann, wenn sie solche Kollegen angestellt haben, wahrscheinlich schon dann links und rechts zwei mich am Arm packen.

Geropp:

Ja. Ja. Genau.

Preising:

Und sagen, „Freundchen, so nicht.“ Also, geht einfach nicht. Jeder weiß, wenn er irgendwo einkauft, der muss zahlen, ob elektronisch oder bar und Punkt. Kleinunternehmer oder Unternehmer, die lassen das halt oft einfach durch. Die dulden das und was ich dulde, bekomme ich.

Geropp:

Ganz kurz Stefan, was ist der Grund, aus deiner Sicht, warum die Leute das machen? Haben die Angst, dass sie Kunden verlieren?

Preising:

Ich glaube ja. Also wenn ich jetzt der Unternehmer bin oder beziehungsweise ich unterhalte mich ja auch mit vielen und da kommt halt der Punkt, Mensch, ich will ja nicht verärgern. Und ist ja ein guter Kunde. Und der wohnt vielleicht im gleichen Ort. Oder ich bin mit dem zur Schule gegangen.

Da sind einfach so Hemmschwellen da. Man will den anderen ja nicht vor den Kopf stoßen, aber ja gut, klar, ich meine, wenn ich jetzt mit dem befreundet bin, dann ist es wieder ein anderes Thema. Oder wenn es eben etwas Privates geht, dann will ich den ja nicht vor den Kopf stoßen, aber hier geht es halt einfach ums Geschäft, ums Business. Ich habe vielleicht Angestellte, die ich bezahlen muss. Da geht es einfach ums nackte Überleben und Gewinne  zu machen. Deswegen ist man ja Unternehmer und nicht um hier dem anderen Almosen zu spenden. Also das muss man mal ganz klar sagen.

Geropp:

Ja, ich meine, das Unternehmen kann ja gefährdet sein, wenn die Zahlungen nicht reinkommen. Ich könnte mir aber auch vorstellen, dass noch eine andere Geschichte, das habe ich bei einigen, gerade kleinen Unternehmern auch schon mitgekriegt, dass die das einfach versäumt haben, rechtzeitig die Rechnungen zu stellen.

Preising:

Das gibt es natürlich auch, wie du sagst, gerade bei den Kleineren, wo die Organisation eher klein gehalten ist, sage ich immer. Vielleicht der Chef am Sonntag die Rechnungen schreibt. Also die Spitze, was ich erlebt habe, ein Schreiner, der stellt die Rechnungen in der Regel eineinhalb Jahre später.

Geropp:

Ein halbes Jahr? Wow.

Preising:

Eineinhalb.

Geropp:

Ach du lieber Himmel.

Preising:

18 Monate.

Geropp:

Ja das ist natürlich schon krass.

Preising:

Ja, jetzt überlege mal, es ist ja immer so, wenn du jetzt eine Rechnung bezahlst oder wenn du eine Anschaffung machst, sage mal eine neue Küche, 10.000 Euro und du weißt, in zehn Wochen wird die geliefert, dann weißt du vorher schon, ob du das Geld hast. Ob du es finanzierst, völlig wurscht, aber das Geld steht dann zu dem Termin parat, weil du weißt, es kommt ja auch die Rechnung. So.

Jetzt angenommen, die Rechnung kommt nicht. Es gehen Wochen ins Land und die Heizung geht kaputt. So, jetzt bist du vielleicht knapp bei Kasse. Was passiert? Das Geld wird woanders investiert. Dann kommt zeitversetzt doch die Rechnung von der Küche und das Geld ist schon ausgegeben und dann ist ja klar, was passiert.

Also das ist ja oft gar nicht böswillig, sondern es ist halt, naja, dem Kunden ist es nicht so wichtig, dass es bezahlt wird, denn dem sind andere Dinge wichtiger. Also das ist dann oft auch, muss man ganz klar sagen, die Schuld vom Unternehmer, weil er halt nicht zügig hinten dran ist.

Geropp:

Jetzt gibt es ja auch durchaus dann Kunden, die einen dann immer wieder vertrösten und sagen, „ist mir ganz durchgegangen. Bezahle ich morgen.“ Aber morgen ist immer übermorgen und das passiert nicht. Wann ist es denn genug? Wann sollte ich wie mahnen und wann muss ich sagen, jetzt ist Schicht. Jetzt muss ich eine andere Stufe einsetzen. Einen Rechtsanwalt oder sonst was? Was ist da deine Einschätzung?

Preising:

Gut, ich sage mal, da gibt es eine ganz klare Statistik aus den USA von der Commercial Law League of America. Und zwar haben die genau dieses Thema untersucht und eine ganz interessante Feststellung gemacht. Und zwar haben die geprüft die Zahlungsbereitschaft. Also wie willig ist mein Kunde die Rechnung zu bezahlen?

Und wie verändert sich das im Laufe der Zeit? Also das heißt, wenn ich jetzt zum Beispiel, wie gesagt, die Küche liefere und am gleichen Tag die Rechnung in den Briefkasten lege oder die persönlich überreiche, dann ist die Bereitschaft nahe 100 Prozent zu diesem Zeitpunkt.

Geropp:

Ja. Ja. Verstehe ich.

Preising:

So. Und dann hat man festgestellt, nach drei Monaten ist die Bereitschaft circa bei 75 Prozent, bei sechs Monaten bei 50 und nach zwölf Monaten bei circa 25 Prozent. So und jetzt ist ja logisch, die Verhältnismäßigkeit, das heißt, umso länger ich warte, umso weniger ist die Bereitschaft und desto höher ist mein Aufwand als Unternehmer das Geld zu bekommen.

Das heißt mehr Rechnungen, Mahnungen schreiben. Anrufen. Vorbeifahren. Mahnen. So und das macht natürlich, jetzt mal abgesehen davon, dass ich überhaupt mein Geld bekomme, die komplette Rendite kaputt. Also das heißt, die Marge oder der Gewinn ist vielleicht weg, weil ich einen riesen Aufwand habe am Schluss.

Geropp:

Das heißt, die Lösung ist hier, wenn eine Leistung erbracht ist, sie möglichst schnell, also den inneren Prozess so zu haben, okay, fertig, geliefert, aufgebaut, Service erbracht, so schnell, wie möglich die Rechnung stellen.

Preising:

Genau. So schnell, wie möglich. Und so als Faustformel kann man sich noch merken, wenn nach drei Monaten sich nichts getan hat, dann nach drei Monaten Inkasso oder Rechtsanwalt einschalten, weil dann halt einfach die Kurve, der Schnitt da ist und wie gesagt, dann steigt der Aufwand viel zu hoch im Verhältnis zum Ertrag. Genau. Und was ich da gern noch dazu fügen würde, Bernd, ist das Thema, wie denkt man da drüber. Oder welche Außenwirkung habe ich mit meiner Art, wie ich Rechnungen schreibe.

Nehmen wir mal das Beispiel, klein Fritzchen sitzt in der Schule und wie das so ist, es schwätzt. Und die Lehrerin sagt zu Fritzchen, „Mensch, hör auf, darfst du nicht, du, du, du. Wenn du das noch einmal tust, dann musst du vor die Tür.“ So. Unterricht läuft weiter. Fritzchen schwätzt wieder. So und jetzt gibt es ja genau zwei Optionen, wie die Lehrerin reagieren kann.

Entweder zieht es knallhart durch, sagt, „Fritzchen, okay, tut mir leid. Du musst raus“, oder aus Herzlichkeit, weil sie vielleicht die Eltern von Fritzchen kennt und mit denen vielleicht in die Schule gegangen ist oder im gleichen Ort wohnt, sagt sie, „ach Fritzchen, Mensch, du weißt doch, du darfst doch nicht, aber ist okay.“

Geropp:

Also sie ist inkonsequent.

Preising:

Inkonsequent und lässt durchgehen. So und jetzt sehen wir auch schon die Parallele zum Thema Rechnungen und Mahnung. So und jetzt ist doch die Frage, was passiert dann in den Köpfen der anderen, sage ich mal, 30 Mitschülern? Meine Außenwirkung, ich signalisiere ganz klar nach außen, „hey, mit mir kannst du es machen, also ich finde es zwar doof, aber wenn du nicht zahlen kannst, ist kein Problem, Hauptsache du zahlst irgendwann und wenn du halt gar nicht zahlst, habe ich halt Pech gehabt.“

Und damit beginnt so ein Domino-Effekt. Das ist meine Außenwirkung. Darüber wird auch gesprochen. Es gibt tatsächlich Portale, wo man sich über sowas informieren kann, wie schnell ich bei welcher Firma zahlen muss. Und das Verrückte ist natürlich, wenn ich jetzt meinen Kundenstamm anschaue, dann ziehe ich ja automatisch immer mehr von den Kunden an, die schlecht bezahlen, weil die, die gut zahlen, die pünktlich zahlen, die sagen sich, „hey ist ja unfair, ich bemühe mich, ich tue das Cash aus meinem Unternehmen raus, dass du das sofort hast, also dem ich den Auftrag gegeben habe und andere nutzen das aus.“ Also da sieht man ganz klar, dass ich der Meinung bin, dass ich da sehr, sehr viel Eigenverantwortung habe oder das selbst steuere durch meine Art, wie ich mit dem Thema umgehe.

Geropp:

Ja, ich glaube auch zum Beispiel, wenn man selber von sich selbst überzeugt ist und drauf achtet, wenn bei mir eine Rechnung reinkommt, ich bezahle die möglichst schnell. Dann habe ich auch den Mindset, dass ich konsequent sein kann anderen gegenüber. Wenn ich mich natürlich auch so verhalte, dass ich sage, naja, ich habe dem jetzt auch die Rechnung viel später geschickt, weil ich brauchte das Geld, dann, ich formuliere es jetzt mal esoterisch, das Universum achtet dann auch drauf, dass ich solche Kunden bekomme.

Das ist zumindest so ein bisschen, ich glaube, wenn man es jetzt mal nicht esoterisch besieht, ich glaube, es hilft einem selbst als Unternehmer zu sagen, hier, wenn ich auch pünktlich zahle, dann fällt es mir leichter mit meinen Kunden auch konsequent umzugehen.

Preising:

Ja. Also da würde ich mich komplett mit anschließen, denn klar, ich meine, der eine glaubt jetzt an solche Dinge, wie Universum. Ich habe da auch meinen Bezug dazu. Wenn jemand dann sagt, „ist mir zu abgespaced“, dann kann man es ja auf die Werte reduzieren. Wenn man sagt, „hey, ich will authentisch sein.“ Und wenn ich selbst jemand bin, der unpünktlich zahlt, aber von einem anderen das fordert, das ist ja wie in der Führung, ist ja wieder dein Thema, wenn ich es selbst nicht vorlebe, dann/

Geropp:

Dann passt es nicht.

Preising:

Funktioniert es nicht. Und das ist da genau das gleiche. Sehe ich auch so. Ja.

Geropp:

Stefan, wenn man jetzt merkt, okay, der Kunde hat nicht gezahlt und man schreibt jetzt die erste Mahnung. Oder schreibe ich überhaupt die erste Mahnung? Worauf sollte man da besonders achten aus deiner Sicht?

Preising:

Also wenn man die Mahnung schreibt, das ist eine Wissenschaft für sich.

Geropp:

Okay.

Preising:

Also eine Mahnung, für viele ist es einfach nur ein Stück Papier, wo was drauf steht, eine Summe. Ja für die einen. Für die anderen ist es viel, viel mehr. Um das mal bildhaft darzustellen, im Endeffekt geht es hier mehr um einen Contest. Es geht um eine Beauty-Show und es geht darum, das zu gewinnen. Der, der säumig ist, also der Schuldner, der säumig ist, auf Deutsch, derjenige, der Kunde, der nicht bezahlt hat, der hat ja oft mehrere offene Rechnungen oder Mahnungen auf dem Tisch liegen. Aber in der Regel nicht das Geld alle zu bedienen. So.

Und jetzt ist ja die Frage, nach was trifft er die Entscheidung oder welche Grundlage nimmt er, welche Rechnung er zuerst bezahlt. So und da spricht man im Endeffekt von einer Beauty-Show, von einem Contest. Das heißt, ich muss schaffen, dass ich mit meiner Mahnung auf dem Stapel beim Kunden ganz oben lande, dass ich der Erste bin, der bedient wird. Und dann habe ich immer die größte Chance, dass ich mein Geld bekomme. Das ist so die Idee dahinter oder die Haltung und jetzt ist es halt wichtig, ich meine, da gibt es ganz, ganz viele Tipps.

Früher war es ja so, dass es dann eine rechtliche Vorgabe gab, wie man eine Mahnung zu schreiben hat. Also das ist ja aufgehoben worden. Das heißt auf jeden Fall, was man auf keinen Fall tun sollte, kein Juristendeutsch. Das heißt, sie sollte so sein, dass sie einfach zu lesen ist. Das der andere sofort weiß, worum geht es.

Das heißt, Fremdwörter oder Wörter, die man nicht versteht, sollte man auf jeden Fall weglassen. Man sollte es möglichst kurz und einfach machen. Also keine Bandwurmsätze, genauso, dass er also schnell, spannend das Ganze lesen kann. Dass es sich irgendwie interessant anhört. Wichtig ist, möglichst wenig Text. Also so wenig wie möglich und so viel, wie nötig. Das Wichtigste konzentriert. Ich meine, das geht dir ähnlich, wenn du einen Artikel oder irgendwo liest und der zieht sich, wie Kaugummi, dann legst du ihn halt meistens weg oder? Das ist bei dir, Bernd, wahrscheinlich ähnlich?

Geropp:

Ja. Das ist sicherlich richtig.

Preising:

Und dann ist es natürlich so, dass, wenn man sich so ein Blatt Papier, wenn man sich jetzt mal so seinen Briefkopf vorstellt und dann kann der natürlich vollgeknallt sein bis obenhin mit Text. Da denkt man sich, um Gottes willen. Man liest dann erstmal was, was vielleicht einfacher geschrieben ist. Das heißt, jetzt gibt es da gewisse Tricks, die zwar total abgespaced sind, da muss jeder gucken, was zu ihm passt, aber stell dir mal vor, du kriegst einen Brief, wo der Text in einer Kreisform ist. Wenn du von weitem draufschaust, schaut es aus, wie ein Kreis. So. Und du hast nebendran einen ganz normalen Standard-Brief liegen. Welcher schaut interessanter aus? Wen liest du zuerst?

Geropp:

Der mit dem Kreis sicher. Ja. Der mit dem Kreis.

Preising:

Mit dem Kreis. So jetzt kann man zum Beispiel auch eine Dreiecksform schreiben oder man kann zum Beispiel was weglassen, wo eigentlich was hingehört. Das heißt, wenn ich jetzt einen Textbaustein einfach rauslasse. Das heißt, ich lasse einen Absatz, der ungewöhnlich ist, wo man erst das Gefühl hat, hey da fehlt irgendwas. So und das sind einfach so optische/

Geropp:

Reize quasi.

Preising:

Genau. So Eyecatcher, wo man sagt, das lese ich zuerst. So dann habe ich schon mal das geschafft, dass ich die Aufmerksamkeit gewonnen habe und dass er zum Beispiel schon mal meine Mahnung als bevorzugt liest. Dann ist es, jeder hat von uns vielleicht schon mal eine Mahnung bekommen, ich hoffe, unberechtigt, weil vielleicht tatsächlich die Rechnung einfach nicht angekommen ist.

Also gibt es ja wirklich einmal, dass die nicht ankommt oder dass sie vielleicht einfach verlegt worden ist im Haushalt, ich sage jetzt mal Tagesgeschäft, Privatleben. Und man ist wirklich jetzt, man hat keine böse Absicht dahinter und bekommt eine Mahnung, die so Brechstangen-Niveau, das heißt, gleich so richtig, du Böser und wie kannst du und so, dann gehe ich mit Ellenbogen an die Sache ran und ich glaube jeder, gerade Geschäftsleute oder Unternehmer, wenn man so schon in ein Gespräch einsteigt, der hat keine Lust, sich groß zu einigen.

Geropp:

Also ich, ich habe so ein, zwei von so, das waren eigentlich noch gar keine Mahnungen aus meiner Sicht, das war einfach nur eine Frage von denen. „Lieber Herr Geropp, kann es sein, dass Sie unsere Rechnung nicht bekommen haben?“ Und da habe ich dann direkt auch innerlich das Gefühl, „au verdammt noch mal, ist die durchgegangen.“ Ich rufe dann direkt an, „können Sie mir die noch mal schicken. Die scheint nicht da zu sein.“ Hätten die mir aber da eine richtig harte Mahnung geschickt, hätte ich das als nicht adäquat gesehen, weil mir dann unterstellt würde, das hat der mit Absicht gemacht.

Preising:

Genau. Genau. Eigentlich ist es, wie in einer Beziehung beispielsweise, wenn die Fronten verhärtet sind und man geht mit Ellenbogen ran, dann wird es nichts. Also die Idee ist quasi, hier zu sagen, hey, ich versuche dem Schuldner auf Augenhöhe zu begegnen und dem dann vielleicht Böses zu unterstellen, kann natürlich auch eine böse Absicht sein. Ich meine, es gibt Schuldner, die haben da eine richtige Strategie. Das heißt, wenn man sich auf die andere Seite stellt, die geben bewusst falsche Adressen an, falsche Namen. Das gibt es alles.

Also muss man leider auch mit rechnen, aber grundsätzlich würde ich vom Guten ausgehen und versuchen auf Augenhöhe ins Gespräch zu gehen. Ich sage, „Mensch, lass uns eine Lösung finden. Da ist was passiert.“ Und das ist natürlich dann perfekt, wenn ich die Mahnung so gestalte, auch möglichst alle Kontaktdaten mit dem Ansprechpartner, Vorname, Nachname, wie es bei dir jetzt passiert ist, dass du sagst, hey ich rufe selbst an und will es klären.

Geropp:

Also diese persönliche Schiene, dies von Mensch zu Mensch. Zumindest am Anfang, dass da nicht dir gedroht wird mit dem Rechtsanwalt und das ist die erste Mahnung und wenn Sie nicht, das ist dann ziemlich unpassend. Sag mal, Stefan, welche Besonderheiten gibt es denn jetzt, wenn man so Mahnungen speziell im B2B, weil viele meiner Hörer kommen auch aus dem B2B, also nicht direkt mit dem Endkunden, sondern mit einem anderen Unternehmen. Was gibt es da zu beachten aus deiner Sicht?

Preising:

Im B2B habe ich ein Risiko, was eine ganz andere Dimension hat, wie im B2C-Bereich. Warum? Es gibt in der Insolvenz-Ordnung, also im Insolvenz-Recht einen Paragraphen, der heißt 133 und hier geht es ums Thema Anfechtung. Ich erkläre es am besten am Beispiel. Und zwar gibt es den Edgar Juras, das ist der Geschäftsführer von der Heinrich Obers GmbH aus Essen im Ruhrgebiet. Das heißt, das ist ein Baustoff-Großhandel. Den gibt es tatsächlich. Der wurde 1919 gegründet, hat um die 20 Angestellte. Und bei dem ist Folgendes passiert.

Und zwar hat der im September 2015, also der hat einen großen Dachdecker-Betrieb immer wieder beliefert und 2015, und der ist dann pleite gegangen der Dachdecker-Betrieb, den er beliefert hat und hat dann, wie gesagt, ein Schreiben bekommen vom Insolvenz-Verwalter und dachte erst, Mensch, cool jetzt bekomme ich noch was von meinen offenen Forderungen. Die offenen Forderungen waren zu dem Zeitpunkt 163.000 Euro. Da hat er sich dann erstmal gefreut. Genau das Gegenteil ist passiert. Er hat eine Forderung vom Insolvenz-Verwalter von 240.000 Euro bekommen.

Geropp:

Moment. Damit ich das richtig verstehe. Der Dachdecker-Betrieb, der pleite gegangen ist, in Insolvenz, da hat der Insolvenz-Verwalter dann den eigentlich den, der etwas für den Dachdecker-Betrieb geliefert hat, hat den angeschrieben. Hat nicht gesagt, ja, da gibt es noch Forderungen von Ihnen, sondern umgekehrt hat er Forderungen an ihn gestellt.

Preising:

Ja. Genau. Genau.

Geropp:

Und wieso?

Preising:

Völligst unbegreiflich, also echt ein krasses Thema, völlig unbegreiflich. Der Hintergrund ist ganz simpel. Und zwar in der Insolvenz-Ordnung heißt es, wenn du als Firma jemand belieferst jetzt in dem Beispiel und du hast die Ahnung oder den Verdacht, dass der in finanziellen Schwierigkeiten ist, dann darfst du keine Rechnungen mehr stellen. Jetzt mal so übersetzt in eine einfache Sprache. Weil, wenn es zu einer Insolvenz kommt, was jetzt da war, dann ist es nicht so, wie man vielleicht denkt, Mensch, wer zuerst kommt, malt zuerst, cool, die Rechnung, die ich noch bezahlt habe, die sind schon mal save, ich habe das Geld noch bekommen und nach mir die Sintflut.

So ist es leider nicht, sondern der Insolvenz-Verwalter hat die Aufgabe herzugehen, also der muss das auch so tun, rein rechtlich, herzugehen, zu gucken, was ist die letzten zehn Jahre quasi weggeflossen, also bei dem insolventen Unternehmen. Und hat jetzt die Möglichkeit, wenn du beliefert hast, also dieser Großhandel, Baustoff-Großhandel, der hat ja beliefert dem Dachdecker-Betrieb und jetzt kann er sagen, Mensch du, ich habe den Verdacht, dass du schon wusstest, dass der Zahlungsschwierigkeiten hatte, weil du hast ja Mahnungen geschickt. Und deswegen will ich jetzt auch das, was du angemahnt hast und bezahlt bekommen hast, das will ich zurück haben, das muss in die Insolvenzmasse.

Geropp:

Das ist aber hoch gefährlich dann?

Preising:

Ja. Stell dir mal vor, du hast Material geliefert, du hast Arbeitszeit investiert, also Angestellte bezahlt und, und, und. Und du bildest ja für so einen Fall keine Rücklagen. Also das Geld ist ja in der Regel gar nicht da. Das heißt, es geht ja hier nicht nur um, dass mal irgendeine Gebühr fällig wird, ein Strafzettel oder sowas, sondern in den meisten Betrieben führt es zur Insolvenz, wenn ich aus der Nummer nicht mehr rauskomme. So.

Und jetzt auch hier war das einer, das war der größte Kunde und ich glaube, dass das kein Einzelfall ist. Viele wollen darüber natürlich nicht reden, weil es echt ein unangenehmes Thema ist.

Geropp:

Das heißt, wenn ich dich richtig verstehe, Stefan, ist es meine Aufgabe als Unternehmer in diesem Saal immer extrem drauf zu achten, den, den ich beliefere, dass der nicht nur zahlungsfähig ist, sondern dass ich mir sicher bin, dass er auch noch zukünftig überleben wird und dass mir das dann nicht passieren wird. Wie mache ich das denn?

Preising:

Also genau vom Prinzip ist es so. Die Gesetzgebung sagt halt, sobald du quasi die Ahnung haben könntest, das der Zahlungsschwierigkeiten hat, das heißt im Endeffekt, sobald er zum Fälligkeitstermin nicht pünktlich zahlt, geht es ja im Endeffekt los, weil du gehst ja dann ins Mahnverfahren oder du rufst ihn an und sagst, „hey, wann zahlst du?“ Machst ein neues Zahlungsziel oder machst eine Ratenzahlung, Abschlagszahlung schon. Das sind immer Hinweise, wo man erkennen müsste, ich habe ein Zahlungsproblem. So.

Aber jetzt willst du ja den Kunden, weil der ja vielleicht der Größte ist. Das ist der große Zwiespalt an dem ganzen Thema. Und es ist noch, bevor ich zu deiner Frage, die du noch gestellt hast, komme, es ist kein Einzelfall. Hier gibt es zum Beispiel auch die Spritzguss Müller GmbH im Raum München. Bei der war es noch ein bisschen spannender. Ähnliche Situation. Großkunde, also die beliefern zum Beispiel BWM und Siemens. Großkunde war damals die Mosel Glas GmbH, die stellen Weinflaschen her und die haben bei dem quasi die Verschlüsse geordert. Also die Spritzguss Müller GmbH hat dann die Verschlüsse für die Weinflaschen geliefert und wie das halt im Weingeschäft ist, Saisongeschäft. Im Winter wurde dann das Geld eingenommen und dann wurde die Müller GmbH in München erst bezahlt. So. Jetzt haben sie quasi Geld bekommen für alte Rechnungen und haben schon wieder neue produziert.

Das ging Jahr für Jahr, das ging Jahre lang gut und irgendwann ging halt die Firma pleite und die hatten, jetzt pass auf, die hatten offene Rechnungen von 225.000 Euro und haben dann ein Jahr später Post bekommen, also die haben sie dann schon abgeschrieben, weil sie gewusst haben, okay, Insolvenz, kommt nichts mehr. Haben ein Jahr später ein Schreiben bekommen vom Insolvenz-Verwalter. Haben sich schon gefreut, Mensch kommt wieder Geld, stand eine Million, fast eine Million drauf als Summe.

Geropp:

Weil die die schon bezahlt hatten über die letzten zwei, drei Jahre oder sowas.

Preising:

Ja, genau. Der erste Gedanke war erst, Mensch, eine Million, warum so viel, wir haben doch nur knapp 200 offen? Bis die das dann begriffen haben, dass das keine Auszahlung ist, sondern dass es hier um eine Forderung geht. Das heißt, dass die 800 Euro zurückzahlen müssen, weil die die unberechtigter Weise eingenommen haben.

Geropp:

Das ist heftig. Das heißt, was sagt denn der Gesetzgeber, wie ich mich als Unternehmer vor sowas schützen kann? Das heißt, ich kann ja nicht, sobald jemand nicht bezahlt hat, zukünftig keine Geschäfte mehr mit dem machen oder?

Preising:

Tja das ist. Also meine Pflicht ist es im Endeffekt als Unternehmer mich zu kümmern, dass ich mir überlege, mit wem ich Geschäfte mache. Das heißt, im Endeffekt kann ich mich davor schützen, wenn ich hergehe und sage, „hey, ich prüfe im Vorfeld, es gibt ja Auskunfteien, Wirtschaftsauskunfteien, wo ich die wirtschaftliche Situation von anderen Unternehmen abfragen kann und mache mir darüber ein Bild und gucke mir an, okay, wie schaut die geschäftliche Situation aus. Und auf Deutsch, ja, ich müsste die Finger davon lassen.

Geropp:

Oder halt, was weiß ich, alle halbe Jahr mir anschauen, Sachen, Informationen einholen von solchen. Das kann ich als Kleiner ja fast nicht machen.

Preising:

Genau, ein riesen Verwaltungsaufwand. Ich meine, dann mache ich das als Laie, die Prüfung. Wenn ich es ordentlich mache, funktioniert es wahrscheinlich. Aber es gibt natürlich auch noch professionelle Lösungen. Das heißt, viele kennen das vielleicht unter dem Namen Factoring, muss man natürlich gucken, welches man nimmt, da gibt es verschiedene Varianten, aber es gibt Factoring-Varianten, wo ich im Endeffekt aus der Nummer komplett raus bin, weil in dem Moment, wo ich sage, okay, ich verkaufe oder trete die Forderung ab, dann mache ich das mit allen Rechten und Pflichten. Das heißt, ich habe mein Geld ja innerhalb von 48 Stunden bei mir auf dem Geschäftskonto und der, der die Forderung gekauft hat, der ist ab sofort in der Haftung. Das heißt, ich bin komplett raus, habe dann natürlich, bin dahin gehend dadurch extrem sorgenfrei, muss man klar sagen. Also das wäre eine Lösung, die funktioniert.

Geropp:

Dazu muss ich nur genügend Profit haben oder Marge, damit ich mir das leisten kann?

Preising:

Richtig. Genau. Natürlich kostet es was, das kommt wieder auf das Factoring-Unternehmen drauf an. Es geht von bis, wo da die Gebühren sind. Aber auch da ist jetzt wieder die Frage von der Einstellung, ich meine, es gibt auch jetzt einen Betrieb, habe ich hier, die tun mit Öl oder mit Kraftstoff handeln, die haben eine extrem geringe Marge, dann ist natürlich, wenn du da irgendwie Prozentsatz X vom Umsatz zahlen musst, ist es echt schwierig. Völlig logisch.

Aber die Frage ist, bei dem, also das ist ein Schifffahrtsunternehmen, wo auf dem Main, durch den Main fährt und die haben das Problem jetzt, dass da über eine Million in Summe gefordert werden. Also das heißt, die Insolvenz droht trotzdem. Das heißt, wie reagiere ich? Oder wie gehe ich mit um? Das heißt, ich muss mich fragen, okay, riskiere ich die Insolvenz meines Unternehmens oder sage ich, okay, das ist einfach ein Posten, der mit rein muss, dass ich das sicher kalkulieren kann als Unternehmer.

Geropp:

Das heißt, ich muss mir unter Umständen halt überlegen, mit bestimmten Kunden mache ich es normal und bei bestimmten Kunden gehe ich auf so eine andere Art von Forderungsmanagement, wo ich mir externe Hilfe hole quasi.

Preising:

Zum Beispiel. Zum Beispiel. Ja.

Geropp:

Insgesamt wie sieht das denn aus, so ein kleines Unternehmen, fünf oder zehn Mitarbeiter, wie würdest du sagen, worauf sollte man da besonders achten, wenn man so ein Forderungsmanagement jetzt auch intern aufbaut? Was sind da so die wichtigsten Punkte?

Preising:

Forderungsmanagement, wie man es so schön schimpft, das beginnt natürlich nicht damit, dass ich sage, okay, wie schreibe ich eine Mahnung richtig, sondern es beginnt ja schon weit, weit im Vorfeld. Das heißt, dass ich sage, okay, bevor ich mit jemandem zusammen arbeite, sollte ich mir Gedanken machen, okay, wie schaut denn dem seine finanzielle Lage aus? Wie spielt er seine Zahlungsmoral aus? Wie hoch ist eigentlich die Marge? Lohnt sich das überhaupt? Das heißt, eine Vorab-Prüfung.

Da gibt es verschiedenste Varianten, die man da durchführen kann. Und dann ist natürlich wichtig, weil gerade bei kleinen Unternehmen sehe ich immer, die kümmern sich hauptsächlich, also der Schwerpunkt liegt auf die Auftragsgewinnung und dann auch um die Umsetzung. Aber hinten raus dann, dass das Geld pünktlich kommt, da richtig straff dran zu sein, da fehlt meistens die Energie, die Zeit.

Geropp:

Das Personal häufig auch dann?

Preising:

Genau. Und wenn ich das richtig machen will, so wie es große Unternehmen oder Profis machen, dann sollte ich eine Abteilung aufbauen. Das heißt, ich brauche Personal, ich brauche am besten mindestens zwei Angestellte, weil wir wissen, ein Angestellter kann einmal krank sein. Der sollte Urlaub machen und vielleicht wechselt mal einer das Unternehmen, dann stehe ich wieder komplett allein da, wenn ich nur einen habe. Also dann muss ich es wieder machen oder ich muss immer einspringen als Chef.

Und das kann es natürlich nicht sein, dass ich dann immer, man sagt ja immer, am Unternehmen arbeiten, nicht im Unternehmen, dass ich dann den Job übernehme. Also das heißt, mindestens zwei Angestellte, ist das eine. Und das andere ist natürlich, ich muss auch hier halt vernünftig in eine Technik investieren. Also wenn ich solche Gespräche führe, das sind ja oft auch anstrengende Gespräche mit dem Kunden, dann muss eine vernünftige Hardware vor Ort sein, also Computer, Telefone. Ich sollte vernünftige Software haben, mit Wiederlage-Funktion. Ich sollte Zugänge haben zu Daten-Plattformen, wo ich Adressen ausfindig machen kann, wenn der umgezogen ist.

Geropp:

Also ich muss es im System oder so auch umgesetzt haben. Ich muss die Leute geschult haben. Ich muss einen Prozess haben, damit das auch wirklich zeitnah die Rechnungen rausgehen, nachgefasst wird und so weiter und da die/ wessen Aufgabe das ist, muss im Unternehmen klar sein.

Preising:

Absolut. Einer muss die Verantwortung tragen dann. Also noch viel, viel mehr, aber das waren so die groben Züge. Was auch noch vielleicht wichtig ist, ich sollte räumlich drauf achten, dass das getrennt ist vom Tagesgeschäft, dass wenn irgendwie hinten dran jetzt Gelächter ist, weil einer einen Witz macht und ich einen Kunden dran habe und eh schon ein schwieriges Gespräch habe und der noch das Gefühl hat, wir lachen gerade über ihn.

Geropp:

Ja, das kommt nicht gut. Das verstehe ich.

Preising:

Genau. Also da muss man echt mit Feingefühl dran gehen. Das ist so ähnlich, wie Beschwerde-Management. Also da muss man wirklich gut dran gehen, aber es ist auch eine riesige Chance.

Geropp:

Ja. Das kann ich mir gut vorstellen. Das heißt, da besteht dann halt auch die Möglichkeit, wenn man sagt, gut, ich habe hier jetzt ständig mit solchen Problemen zu tun, wir sind aber nur sechs, sieben Leute, ich kann da nicht zwei Leute aufbauen, dass man da dann auch das teilweise zu mindestens dann auslagert.

Preising:

Ja. Also genau. Das ist wirklich so eine Grundsatzüberlegung. Das hat aber, muss ich sagen, gar nicht so viel mit der Größe des Unternehmens zu tun, sondern eher mit, ich glaube eher so, wie bin ich gestrickt als Unternehmer. Bin ich eher, ich sage mal, im Stillstand-Modus oder Überlebens-Modus oder bin ich eher auf Wachstumskurs. Und die Unternehmer, die ich kenne, die auf Wachstumskurs sind, die sagen, „hey, Kernkompetenz, das, was uns nach vorne bringt, da wird alle Energie von mir und von meinen Mitarbeitern drauf gelenkt.

Und alles, wo wir nicht so gut drin sind, das versuchen wir weg zu bekommen, wie Steuerberater.“ Also das machen die wenigsten selbst, sondern hey, das soll der Steuerberater machen. Und man hat eben auch festgestellt, also wenn man das mal so bei einem Durchschnittsunternehmen mit einer Million Umsatz, da liegt das Einsparpotenzial schon bei fast 50 Prozent.

Das heißt, wenn man wirklich alles zusammen rechnet, die Lohnkosten, also Mitarbeiter in der Vollkostenrechnung kalkuliert. Dann habe ich ja, weiß ich, die Kapitalkostenumrechnungen, als Lieferantenkredite zu geben, die Rechnungen vorzufinanzieren. Ich muss hinterher laufen. Ich habe dann auch einen gewissen Ausfall mit Rechnung und da komme ich schnell mal auf eine Summe, die sich bis zu 100.000 Euro bewegt.

Geropp:

Gerade, wenn ich jetzt sehr viele Rechnungen habe, denke ich, ist das ein ganz wichtiger Punkt. Das kann ich mir vorstellen. Ich denke, das kommt dann da noch sehr stark auf das Geschäftsmodell drauf an, wie man das hat.

Preising:

Absolut. Absolut. Da muss man dann gleich da unterscheiden, wie bin ich jetzt aufgestellt. Aber klar, umso kleiner, umso mehr ist das nötig und wenn ich sage, es gibt halt professionelle Dienstleister, die das halt alles komplett, also wie so ein, ich sage jetzt mal, wie in der Türkei, all Inclusive Bunker, da ist alles mit drin, da denke ich mir, wenn ich an all inclusive denke, an sowas und dann habe ich das wirklich komplett weg halt und kann mich wirklich hier auf die Kernaufgaben konzentrieren und weiß, dass es professionell gelöst ist.

Und ich brauche auch keine Angst zu haben, wenn ich hier einen Dienstleister mit rein nehme. Was wir die Erfahrung gemacht haben, ist, dass die Bereitschaft von den Kunden viel, viel höher, weil die mehr Respekt haben und viel pünktlicher gezahlt wird. Das ist wahrscheinlich ähnlich, wie/ Einige Zuhörer werden mit Sicherheit auch privat versichert sein, krankenversichert, wenn sie Unternehmer sind, und manchmal kriegt man vom Arzt direkt die Rechnung und manchmal kriegt man sie auch von der ärztlichen Verrechnungsstelle.

Geropp:

Stimmt. Da ist das.

Preising:

Genau und wenn du jetzt vielleicht auch privat versichert bist und so eine schon bekommen hast, stößt das irgendwie unangenehm auf, wenn du so eine Rechnung bekommst?

Geropp:

Nein. Bei mir, wenn die Forderung berechtigt war, ist das vollkommen okay.

Preising:

Genau. Genau. Und so ist meistens die Reaktion. Klar, wenn ich jetzt, ich sage jetzt mal, wenn ich Böses im Schilde führe und eh nicht bezahlen will, dann stößt beides negativ auf. Da kann ich froh sein, wenn ich einen Dienstleister habe, der sich drum kümmert, dass ich es nicht machen muss.

Geropp:

Nein, das verstehe ich. Stefan, ich bedanke mich recht herzlich, dass du uns da so mitgenommen hast in dieses Ganze. Wie man eine Mahnung schreibt. Worauf es ankommt beim Forderungsmanagement und speziell auch diese Beispiele mit den Insolvenz-Geschichten. Die sind schon ziemlich heftig, muss ich ehrlich sagen. Das ist nicht ohne. Vielen Dank, dass du uns da einige Informationen gegeben hast. Das war sehr spannend. Vielen Dank.

Preising:

Sehr gerne, Bernd. Vielen Dank für die Einladung. Ich hoffe, ich konnte dem einen oder anderen weiterhelfen. Vielleicht kann man auch das eine oder andere mit rausnehmen und wirklich in die Praxis umsetzen und hat dann vielleicht das eine oder andere Problem weniger.

Geropp:

Ja. Ich hoffe das.

Preising:

Sehr schön.

Geropp:

Vielen Dank, Stefan.

Preising:

Bitte. Gerne.

Das inspirierende Zitat

„Gläubiger haben ein besseres Gedächtnis als Schuldner.“

Benjamin Franklin

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