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Mit dem Wort Mitarbeitergespräch verbinden viele Führungskräfte leider nicht unbedingt Positives.

Viele assoziieren damit das krampfhaft geführte Jahres-Einzelgespräch zwischen Mitarbeiter und Chef. Den meisten graut es vor dieser jährlich stattfindenden Tortur.

Mitarbeitergespräch führen: Die Forderung der Personalabteilung

In vielen Unternehmen fordert nämlich die Personalabteilung diese Mitarbeitergespräche von den Führungskräften ein. Wenigstens einmal im Jahr sollen sich Vorgesetzter und Mitarbeiter doch bitte untereinander austauschen – und das bitte auch prozesskonform.

Das Mitarbeitergespräch ist verbindlich und genau geregelt, bis wann es stattgefunden haben muss und auch mehr oder weniger was darin besprochen wird.

Im Personaler „Jargon“ wird das Mitarbeitergespräch dann gerne abgekürzt  mit „MAG“. Warum es für so was immer Abkürzungen geben muss – ich weiß es nicht: vielleicht wirkt man damit wichtiger. Keine Ahnung.

Das Mitarbeitergespräch Quelle: www.bigstock.de

Führungsinstrument?

Wie jeder gute Manager weiß: Das „MAG“ ist Teil des Arsenals der Führungsinstrumente in einem Unternehmen.

Allein schon bei dem Begriff „Führungsinstrument“ bekomme ich irgendwie so ein flaues Gefühl im Magen: Empfinde nur ich das so oder klingt der Begriff „Führungsinstrument“ nicht  irgendwie nach Mechanik, medizinischer Eingriff und nach Command und Control?

Mitarbeitergespräch führen?

Dieses einmal im Jahr geforderte 4-Augen Gespräch wird aus meiner Sicht häufig von beiden Parteien eher verkrampft geführt, denn beide Seiten fühlen sich unwohl mit dem Ablauf und den Anforderungen an dieses Gespräch.

Prof Armin Trost hat es in einem Spiegel Interview mal sehr schön formuliert:

„Da werden zwei Menschen durch die Vorgaben der Personalabteilung gezwungen, miteinander zu sprechen. Dabei geht es um persönliche Dinge, aber gleichzeitig liegt ein Formular auf dem Tisch, das an die Personalabteilung weitergegeben wird und möglicherweise negative Folgen für den Mitarbeiter hat, sei es beim Gehalt oder bei der Beförderung.“

Genau. Und dann wundert man sich, dass diese Gespräche nichts bringen. Vertrauen lässt sich so damit nicht aufbauen.

Es könnte ja sinnvoll sein…

Diese jährlich stattfindenden Mitarbeitergespräche könnten an sich durchaus sinnvoll sein, wenn sie richtig geführt und die Anforderungen daran angepasst würden. Das Mitarbeitergespräch könnte genutzt werden, um sich jenseits der operativen Hektik und des Tagesgeschäfts wirklich auszutauschen.

Vorgesetzter und Mitarbeiter könnten über ihre Zusammenarbeit sprechen, sie könnten sich gegenseitig Feedback geben, damit sie sich weiterentwickeln.

Sie könnten gemeinsam analysieren, was ist in der letzten Zeit gut gelaufen ist und wo es Verbesserungsbedarf gibt. Tja, all das könnten sie.

Mitarbeitergespräch ohne bürokratische Vorgaben

Es funktioniert aber nur, wenn es keine starren, bürokratischen Vorgaben im Unternehmen gibt, wie das Gespräch abzulaufen hat. Es funktioniert nicht, wenn das im Gespräch gesagte als Zusammenfassung an die Personalabteilung weitergeleitet werden muss.

Häufig genug verkommt das Gespräch auch einfach dazu, Druck nach unten weiter zu geben und den Mitarbeiter zu kritisieren, damit er nicht glaubt, ein höheres Gehalt beanspruchen zu können. Sehr vertrauensvoll.

Der Zielvereinbarungsprozess

Ganz fatal wird es, wenn die Gespräche Teil des sogenannten Zielvereinbarungsprozesses sind. Wieder eine Abkürzung: ZVP.

Häufig genug wird da ja nichts vereinbart, sondern der Chef gibt in diesem Gespräch nur unrealistische Ziele vor. Nicht etwa aus Bosheit, sondern weil die Führungskraft selbst solche Ziele von weiter oben aufgedrückt bekommen hat.

Wenn dann noch die persönliche Zielerreichung des Mitarbeiters mit seinem Gehalt verknüpft wird (also im Rahmen von variablen Gehältern), ja dann viel Spaß. Da verkommt das Mitarbeitergespräch dann nur noch zu einer Verhandlung über Zielerreichung.

Da geht es dann zu, wie auf dem türkischen Basar. Der Mitarbeiter mauert und die Führungskraft fordert Unmögliches. Super. Wie solche Jahresgespräche und Zielvereinbarungen wirklich sinnvoll laufen können und auch als wertvoll von Mitarbeiter und Führungskraft erfahren werden, darüber habe ich ausführlich in Podcastfolge 50 gesprochen.

Hören Sie da mal rein: Die Folge heißt: Die Krux mit den Zielvereinbarungsgesprächen:

Der eigentliche Fehler

Aber der Fehler liegt ja schon darin, dass der Begriff „Mitarbeitergespräch“ nur mit dem jährlich stattfindenden 4 Augengespräch verknüpft wird. Dabei finden doch unterjährig ständig Gespräche statt: Sei es in der Kaffeepause, auf einer Autofahrt oder auch mal zwischendurch auf dem Gang.

Ein ungezwungener Austausch sollte doch eigentlich häufig stattfinden – zumindest wenn man räumlich zusammenarbeitet und wenn die Führungskraft regelmäßig sich die Zeit nimmt, mal einen Rundgang zu machen und dabei mit den Mitarbeitern ins Gespräch kommt.  Anlässe und Themen für Mitarbeitergespräche gibt es ja eigentlich genug.

Mitarbeitergespräch führen mit und ohne Vorbereitung

Es gibt gute Möglichkeiten sich ohne Vorbereitung und auf dem Gang mal auszutauschen. Es gibt aber auch Anlässe und Themen, die sollte man vorbereiten und das Mitarbeitergespräch einplanen.

Es mag ja sein, dass Sie sich zwischen Tür und Angel häufiger mal mit Ihrem Mitarbeiter unterhalten. Aber dabei geht es doch meist um Tagesgeschäft, um Dinge, die dringend sind. Da ist Termindruck. Irgendwas brennt und es muss schnell entschieden werden.

Auch wenn man sich regelmäßig z.B.: in einem Jour Fix trifft und sich über anstehende Probleme unterhält, ist das was anderes. Da geht es meist um operatives Tagesgeschäft. Es gibt aber sehr wohl Anlässe und Themen für ein geplantes Mitarbeitergespräch.

Ein 4 Augengespräch, das Vorbereitung benötigt, das in ruhiger ungestörter Atmosphäre stattfinden sollte. Beispiele dafür sind das Gespräch am Ende der Probezeit mit einem neuen Mitarbeiter, oder Feedback und Konfliktgespräche oder gar Kündigungsgespräche oder aber ein Gespräch über die persönliche Weiterentwicklung, über die strategische Ausrichtung der Abteilung oder des Unternehmens.

Worum geht es im geplanten Mitarbeitergespräch

In einem geplanten Mitarbeitergespräch geht es nicht um gerade anstehende Probleme im Tagesgeschäft.

Es geht um Orientierung, es geht um wesentliche Entscheidungen, häufig um Persönliches. Meist spricht man über Wichtiges, was nicht notwendigerweise dringend ist.

In solchen Mitarbeitergesprächen geht es auch um Informationsaustausch und  es geht um den Austausch von Erwartungshaltungen. Mitarbeiter und Führungskraft können Zukunftsszenarien ausloten, Pläne, Ideen und Strategien besprechen und Ziele vereinbaren.

Dieses „Ziele vereinbaren“ funktioniert aber nur dann gut, wenn Vertrauen da ist, wenn man sich vorher intensiv ausgetauscht hat, Erwartungen geklärt hat, das Machbare ausgelotet und das Wünschenswerte ausgesprochen hat. Das braucht Zeit und Ruhe – und deswegen sollten die Termine solcher Mitarbeitergespräche geplant und das Gespräch gut vorbereitet werden.

Wichtige Themen sollte man nicht zwischen Tür und Angel kurzfristig abhandeln. Egal ob es sich um ein Jahresgespräch handelt oder um ein aktuell anstehendes Gespräch übers Gehalt, ein Kritik oder Feedbackgespräch: Es gibt einiges, was da schief gehen kann.

Tipps für das Mitarbeitergespräch

Zeit nehmen

Als Mitarbeiter wie auch als Führungskraft sollten Sie sich genügend Zeit nehmen für das Gespräch und sich darauf vorbereiten.

Gesprächsdauer

Die Gesprächsdauer hängt vom Anlass ab. Es sollte zwar die Ausnahme sein, dass eine Besprechung länger als eine Stunde dauert, aber planen Sie genug Zeit ein.

Zeitpuffer

Den Termin sollten Sie immer mit Zeitpuffer planen und darauf achten, dass Sie möglichst keine Besprechungstermine direkt anschließend haben. Das gilt ganz besonders für schwierige Gespräche.

Smart Phone aus!!!

Achten Sie darauf, dass Sie während des Gesprächs nicht gestört werden. Es ist selbstverständlich, dass Ihr Handy oder SmartPhone ausgeschaltet ist.

Monolog vermeiden!

Das Mitarbeitergespräch ist ein Gespräch – kein Monolog von Ihrer Seite.

Keine Alibidiskussionen!

Wenn Sie eine Entscheidung schon gefällt haben, dann tun Sie im Gespräch nicht so, als ob noch alles offen wäre. Eine solche Alibidiskussion mit Ihrem Mitarbeiter zerstört Vertrauen.

Frühzeitige Einladung!

Wenn Sie Ihren Mitarbeiter zu einer Besprechung einladen dann tun Sie das möglichst frühzeitig

Welche Infos sind wichtig?

Überlegen Sie sich vorher, welche Themen besprochen werden sollen. Welche Informationen möchten Sie weitergeben und welches Feedback wollen Sie geben?

Ablauf des Gesprächs

Es ist durchaus sinnvoll sich einen groben Ablauf des Gesprächs vorher zu überlegen. Dieser Ablauf sollte Ihnen aber nur als roter Faden dienen und nicht etwa als detailliertes Vorgehen verstanden werden.

Jedes Mitarbeitergespräch ist anders

Jeder Mensch ist unterschiedlich und deswegen wird auch jedes Mitarbeitergespräch unterschiedlich verlaufen. Ich möchte das gerne anhand zweier Mitarbeitergespräche über Ziele verdeutlichen: Bei dem Mitarbeiter Herrn Müller liegt der Fokus des Gesprächs  mehr auf der Diskussion und dem Austausch über Strategie und neue Konzepte. Bei Herrn Maier geht es hingegen mehr um dessen persönliche Weiterentwicklung und die dafür benötigte Unterstützung, um Ziele zu erreichen.

Mit Herrn Müller diskutieren Sie ausführlich Vision, Strategien und neue Entwicklungen und noch im Gespräch kommt Herr Müller selbst mit einem großen Ziel, dessen Umsetzung er sich für das nächste Jahr vornimmt. Klasse.

Mit Herrn Maier müssen Sie hingegen viel mehr ins Detail gehen. Sie haben ihm zwar ein klares Ziel vorgeschlagen, aber er zieht nicht so richtig mit. Herr Maier braucht Ihre Unterstützung beim Runterbrechen des Ziels. Ihm helfen Sie, wenn Sie mit ihm gemeinsam die nötigen Maßnahmen im Detail erarbeiten. Dann sieht er das Ziel auch als erreichbar an und „commitet“ sich dafür.

Machen Sie das aber in gleicher Weise mit Herrn Müller wird der sowas als Mikromanagement auffassen.  Wie gesagt: die Menschen sind unterschiedlich und müssen auch unterschiedlich behandelt werden je nach Abhängigkeit Ihrer Bedürfnisse und Fähigkeiten.

Tipps zur Vorbereitung

Den meisten Führungskräften fallen Mitarbeitergespräche dann besonders schwer, wenn es um Kritik und persönliche Veränderung der Mitarbeiter geht. Das ist verständlich.

Um solche Gespräche erfolgreich zu führen ist es notwendig, sich gut vorzubereiten. Ich empfehle Ihnen das immer schriftlich zu machen. Schreiben Sie sich die Sachen auf. Sie brauchen das Geschriebene nicht mit in das Gespräch zu nehmen.

Es geht darum, dass Sie Ihre Gedanken klarer formulieren und sich auch festlegen, wenn Sie sich zwingen, etwas nicht nur zu durchdenken sondern Ihre Gedanken und Ergebnisse aufschreiben.

Checkliste für die Vorbereitung des Mitarbeitergesprächs

Für die Vorbereitung solcher kritischen Gespräche habe ich eine Checkliste entwickelt. Wenn Sie die nutzen, fällt es Ihnen sicher leichter sich auf diese kritischen Gespräche vorzubereiten.

Sie können diese Checkliste auch dazu nutzen, Ihre Gedanken zur Vorbereitung des Gesprächs aufzuschreiben.

Um welche Themen geht es in der Checkliste?

Aus meiner Erfahrung hat es sich bewährt sich vor dem Mitarbeitergespräch mit folgenden 8 Punkten zu beschäftigen und sich zu jedem Punkt zumindest einige Stichworte aufzuschreiben:

1. Gesprächsthema: Um was geht es?

Welche Themen werden angesprochen?

2. Informationsstand

Habe ich alle notwendigen Informationen und Fakten, um das Gespräch zu führen?

3. Ziel des Gesprächs

Was ist das Ziel des Gesprächs? Was soll nach dem Gespräch anders sein? Was ist das Minimalziel?

4. Wie ist die Beziehung zum Mitarbeiter?

Sympathie/ Antipathie? Wie verliefen frühere Gespräche?

5. Was schätze ich an dem Mitarbeiter?

Was sind seine Stärken? Was macht er besonders gut?

6. Wie ist seine persönliche Situation?

Seine Lieblingsthemen, Hobbies, mögliche gesundheitliche oder familiäre Probleme.

7. Welche Konflikte können im Gespräch hochkommen?

Welche Ziele verfolgt der Mitarbeiter? Welche Gemeinsamkeiten, welche Unterschiede gibt es?

8. Eskalation/ Konsequenzen?

Wenn es keine Einigkeit gibt, werde ich Konsequenzen androhen? Wenn ja, welche? Hierzu empfehle ich dann auch den Beitrag: Was tun, wenn meine Mitarbeiter nicht tun, was ich will?

Das inspirierende Zitat

„Im Gespräch muss man die Gedanken des Partners unterstützen, ihnen Raum und Luft schaffen. Man sollte sie nicht ersticken, bevor man ihnen widerspricht.“

Friedrich Georg Jünger

Alle Links

• Die Krux mit den Zielvereinbarungsgespräche
• Was tun, wenn meine Mitarbeiter nicht tun, was ich will
• Tipps für erfolgreiche Feedbackgespräche
• Erfolgreich Ziele mit Mitarbeitern vereinbaren
• So verhindern Sie Mikromanagement!

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