Mitarbeiterkontrolle: Vertrauen oder Kontrolle?

Mitarbeiterkontrolle oder Vertrauen?
Bild: Pixinoo/ Quelle: www.bigstock.de

Mitarbeiterkontrolle: Wie viel sollte, ja wie viel muss man kontrollieren? Das ist gar nicht so einfach. Ich gebe Ihnen mal ein aktuelles Beispiel aus meinem persönlichen Umfeld:

Letzte Woche habe ich im Podcast angekündigt, dass ich ein Webinar veranstalte zum Thema: „Worauf es als Führungskraft wirklich ankommt.“ Ich stelle dort 3 entscheidende Tipps für den Einstieg in die erste Führungsrolle vor.

Als ich das ankündigte, gab ich einen Link an unter dem man sich für das Webinar anmelden konnte. Klickt man auf diesen Link kommt man auf eine Seite, auf der man seine E-Mail eingibt. Danach erhält man von mir nach der Bestätigung die Zugangsdaten für das Webinar.

Ausführliche Mitarbeiterkontrolle

Diese Webseite hatte ich auch vorher ausgiebig getestet, wie ich dachte. Ich hatte nicht nur gecheckt, ob diese Webseite gut aussieht, sondern auch den Anmeldeprozess getestet und kontrolliert.

Wie habe ich das gemacht? Ich habe die Seite mit meinem iPad aufgerufen, meine E-Mail eingegeben und dann kontrolliert, ob der Anmeldeprozess richtig funktioniert. Das klappte. Also dachte ich, alles wäre in Ordnung.

War es aber nicht. Erst 3 Tage später durch die E-Mail eines Interessenten an dem Webinar bekam ich mit, dass der Anmeldeprozess nicht funktioniert, und zwar dann, wenn man sich über einen normalen PC anmeldet. Ich hatte aber nur die Anmeldung über ein iPad kontrolliert.

Was können wir daraus lernen?

Ich dachte, es reicht, wenn ich den Email-Anmeldeprozess auf einem einzigen System kontrolliere, nämlich meinem iPad. Normalerweise reicht das auch aus. Bisher gab es da keine Probleme. Deshalb hatte ich auch das Vertrauen, dass diese eine Kontrolle ausreicht.

Um ganz sicher zu gehen, hätte ich aber auf mehreren Systemen den gleichen Prozess testen müssen. Warum habe ich das nicht gemacht? Nun, sowas ist sehr zeitaufwendig.

Kontrolle braucht viel Zeit

Wer alles und jeden kontrolliert, der braucht sehr viel Zeit. Und selbst dann wird es hin und wieder vorkommen, dass einem ein Fehler durch die Lappen geht. 100% Sicherheit gibt es nicht, selbst wenn ich noch so viel kontrolliere.

Will ich also effizient sein mit meiner Arbeit oder mit meinem Team, dann muss ich darauf achten, dass ich nur so wenig wie möglich aber so viel wie nötig kontrolliere. Das aber ist einfacher gesagt als getan.

Ich muss dabei akzeptieren, dass es hin und wieder Fehler gibt. Fehler, die bei einer 100 % Kontrolle wahrscheinlich aufgefallen wären.

Nur eine 100 % Kontrolle kostet erstens sehr viel mehr Zeit und zweitens gibt auch die 100 % Kontrolle keine 100 % Sicherheit.

Vertrauen bei der Führung

Natürlich gilt es bei dem Thema Mitarbeiterkontrolle auch immer darum, das geltende Arbeitsrecht einzuhalten, Datenschutz zu berücksichtigen, den Betriebsrat zu involvieren und so weiter…

Darum soll es aber im Folgenden nicht gehen. Mir geht es im Folgenden um das persönliche Verhältnis und die erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Führungskraft und Mitarbeiter.

In diesem Spannungsfeld zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geht es besonders um das Thema Vertrauen.

Je mehr Vertrauen ich als Führungskraft in eine Person und in deren Fähigkeiten habe, desto weniger muss ich kontrollieren und desto mehr Zeit habe ich als Führungskraft zur Verfügung für andere wichtige Dinge.

Eigentlich ganz einfach und eine Binsenweisheit, aber…

Verwundbarkeit

Das Problem für viele Arbeitgeber ist: Wenn ich einem Arbeitnehmer vertraue, dann mache ich mich selbst verwundbar. Denn Vertrauen kann von der Person enttäuscht werden.

Es kann auch sein, dass ich die Fähigkeiten eines anderen einfach falsch eingeschätzt habe und so zu viel Vertrauen in seine Fähigkeiten gesetzt habe.

Das kann zu Fehlern führen, zu Terminüberschreitungen, zur Nichteinhaltung von Budgets, zu zusätzlichen Kosten – kurzum zu richtig Ärger und zu Problemen.

Es kostet deshalb Selbstüberwindung auf Vertrauen zu setzen – und ein bestimmtes Maß an Ungewissheit auszuhalten. Es braucht Selbstbewusstsein und Mut anderen zu vertrauen und nicht zu kontrollieren. Denn es kann schief gehen.

„Aber wer nicht akzeptiert, dass er bis zu einem gewissen Grad vertrauen muss, der ist als Führungskraft meiner Ansicht nach fehl am Platz.“

Delegieren ist eine Investition in die Mitarbeiter!

Es gibt ein Dilemma beim Delegieren und beim Entwickeln der Mitarbeiter. Das erläutere ich in diesem etwa 1 min Webinarausschnitt:

Mut

Das Wort Vertrauen hat es bereits in sich: Vertrauen kommt von „sich trauen“.

Sich trauen braucht Mut und Selbstbewusstsein, denn es ist eine Entscheidung, die ich treffe – und hin und wieder kann es sich rausstellen, dass diese Entscheidung falsch war.

Damit muss ich als Führungskraft leben können.

Mitarbeiterkontrolle und Demotivation

Auf eine Sache sind wir noch gar nicht eingegangen: Zu viel Kontrolle wirkt demotivierend.

Wer als Arbeitgeber seine Mitarbeiter ständig kontrolliert, ja Mikromanagement einführt, der zeigt damit, dass er seinen Mitarbeitern misstraut.

Selbst wenn Sie das prinzipiell nach dem Arbeitsrecht ja dürfen, es ist ungünstig so vorzugehen. Denn Sie unterstellen damit Ihren Mitarbeitern, dass sie unmündig, unfähig und nicht vertrauenswürdig sind.

Verständlich, dass Ihre Mitarbeiter dann frustriert sind durch ein solches Verhalten und sie dann nur noch Dienst nach Vorschrift machen. Mitdenken? Warum? Es wird ja sowieso alles kontrolliert und vorgegeben.

So kommt es, dass Sie als Chef nach einiger Zeit glauben, Ihre Mitarbeiter wären nicht in der Lage selbstständig zu arbeiten, eigene Ideen zu entwickeln und Verantwortung zu übernehmen. Sie erkennen gar nicht, dass Ihr „Kontrollwahn“ dazu geführt hat.

„Jeder Chef hat nach spätestens 3 Jahren die Mitarbeiter, die er verdient.“

Nun gibt es ja durchaus Führungskräfte, die der Meinung sind, sie vertrauen ihren Mitarbeitern und delegieren erfolgreich Aufgaben.

Leider glauben sie das nur. Tatsächlich sieht es häufig anders aus.

Ein Beispiel:

Der Chef bittet seinen Mitarbeiter darum, einen wichtigen Bericht zu erstellen und ihm den Bericht am nächsten Morgen um 9 Uhr zu übergeben. Der Chef braucht den Bericht für einen wichtigen Kunden. Das erklärt er auch alles dem Mitarbeiter.

Der Mitarbeiter sagt dem Chef zu:

„Chef, alles klar: Ich kümmere mich drum. Du kannst Dich auf mich verlassen. Der Bericht liegt morgen um 9 Uhr auf Deinem Schreibtisch.“

Prima. Der Chef hat die Aufgabe an seinen Mitarbeiter delegiert. Der Mitarbeiter hat die Aufgabe und den Termin bestätigt. Darauf sollte sich der Chef verlassen. Er sollte vertrauen.
Was macht er aber stattdessen?

Während des Tages geht er bei dem Mitarbeiter vorbei und fragt einfach mal freundlich:

„Äh, Wie weit bist Du denn schon mit dem Bericht?“

Tja, das ist schon Mikromanagement. Das ist unnötige Kontrolle, selbst wenn sie noch so nett und freundlich gemeint ist!

„Ja, aber ich wollte doch nur…“

Ja, was wollten Sie nur? Schauen, ob ihr Mitarbeiter noch an Ihren Bericht denkt? Schauen ob er den Termin einhält?

Hey, das hat er Ihnen doch zugesagt. Da müssen Sie nicht mehr nachfragen. Ein Wort ist ein Wort.

Mal ganz abgesehen davon, dass der Chef wahrscheinlich seinen Mitarbeiter mit dieser Frage bei seiner Arbeit unterbricht.

Der Chef vermittelt dem Mitarbeiter so mit dieser Frage, dass er ihm nicht zutraut, den Bericht termingerecht abzuliefern, obwohl der Mitarbeit ihm das zugesagt hat. Schade. Unnötige Kontrolle.

Aber meine Mitarbeiter halten sich nicht an Zusagen…

Ich hör, Sie jetzt schon antworten:

„Ja, Herr Geropp, das ist ja alles ganz nett. Aber Sie kennen nicht die Mitarbeiter in meinem Unternehmen.
Die sagen sowas auch zu, aber halten sich dann nicht dran.“

Aha. Halten Sie sich denn an Ihre Zusagen? Immer? Auch an die kleinen Zusagen? Ganz ehrlich?

Wenn Sie nicht 100 % verlässlich sind, dann sind es wahrscheinlich ihre Mitarbeiter auch nicht.

Ich sage es nochmal:

„Nach spätestens 3 Jahren haben Sie die Mitarbeiter, die Sie verdienen!“

Bitte verstehen Sie mich nicht falsch: Natürlich kann es mal vorkommen, dass ein Termin nicht eingehalten wird oder dass Sie die Fähigkeit Ihres Mitarbeiters falsch eingeschätzt haben. Ihr Mitarbeiter vielleicht auch sich selbst falsch eingeschätzt hat.

Trotzdem dürfen Sie ihn erst dann kontrollieren, wenn die Deadline erreicht ist. Hat er Ihnen den Bericht am nächsten morgen um 9 Uhr geliefert oder nicht?

Wenn er ihn nicht liefert, dann müssen Sie ihn natürlich darauf ansprechen und ihm sagen, dass er ihr Vertrauen bei diesem Projekt enttäuscht hat.

Das heißt aber nicht, dass Sie ihn das nächste Mal mikromanagen.

Was tun, wenn der Termin nicht eingehalten wurde

Stattdessen sollten Sie ihm beim nächsten Mal zum Beispiel sagen:

“ Du weißt ja, dass Du den Termin beim letzten Bericht nicht eingehalten hast. Das hat zu einigen Problemen mit unserem Kunden geführt. Bei dem jetzigen Bericht hätte ich deshalb gerne von Dir den aktuellen Stand des Berichts heute mittag um 14 Uhr. Dann können wir gemeinsam entscheiden, was noch getan werden muss, damit der Bericht morgen um 9 Uhr wirklich fertig ist. Was kannst Du bis 14 Uhr fertig gestellt haben?“

Wenn ich so vorgehe delegiere ich also auf einer niedrigeren Stufe. Ich baue einen weiteren Milestone ein, einen weiteren Termin, zu dem ich als Chef das Ergebnis kontrollieren darf.

Das kostet mich natürlich mehr Zeit. Deshalb sollte es mein Bestreben sein, möglichst bald diese Berichte wieder so delegieren zu können, dass ich keine Zwischenschritte oder Milestones einbauen muss.

Es ist also meine Aufgabe meinen Mitarbeiter dahin zu bringen und darin zu unterstützen zu coachen, dass er das schafft. Aber, was ich nicht darf: das ist: Ich darf zwischen den Milestones nicht kontrollieren.

Ich sollte meinem Mitarbeiter immer sagen, dass er zu mir kommen kann, wenn etwas Unvorhergesehenes passiert oder wenn er merkt der Zeitplan ist nicht einzuhalten oder ähnliches.

Aber ich als Chef darf das Ergebnis nur kontrollieren zu den Terminen, die wir auch vereinbart haben und nicht dazwischen.

Was ist übertriebene Kontrolle?

Wo verläuft also die Grenze zwischen nötiger Präsenz und übertriebener Kontrolle? Einfach gesagt:

Vereinbarte Ergebnisse zum Termin kontrollieren ist ok. Den Weg dahin zu kontrollieren nicht.

Wie viel Kontrolle und wie viel Freiraum Sie gewähren, das ist vom Mitarbeiter abhängig: von seinem Wissen, von seinen Fähigkeiten.

Zur Verdeutlichung verwende ich da gerne die 5 Stufen der Delegation. Darüber habe ich ausführlich in Podcastfolge 10 gesprochen. Hören Sie da nochmal rein.

Beispiel Stichprobenkontrolle

Selbst wenn Sie volles Vertrauen in einen Mitarbeiter haben, sollten Sie seine Ergebnisse zumindest hin und wieder kontrollieren, also stichprobenartig. Schließlich tragen Sie nach wie vor die Gesamtverantwortung.

Nehmen wir an Sie sind Geschäftsführer eines kleinen Unternehmens:

Im monatlichen Meeting hat Ihnen die Buchhaltung gerade die aktuellen Zahlen präsentiert. Sie bekommen die Mitteilung, dass abzüglich der Gehalt – Zahlungen zur Zeit 30 000 Euro auf dem Firmenkonto liegen. – Müssen Sie das überprüfen? Schließlich haben Sie ja Vertrauen in Ihren Buchhalter, oder?

Ja, Sie haben Vertrauen – und Sie müssen nicht alles überprüfen. Trotzdem sollten Sie hin und wieder mal per Online-Banking kontrollieren, ob die Zahlen stimmen – ob das, was Ihnen gesagt wird auch stimmt – und wenn da was unklar ist, haben Sie nicht nur das Recht sondern auch die Pflicht Fragen zu stellen.

Auch ob der wichtige Stammkunde wie üblich seine zwei Prozent Skonto erhalten hat, kann man in einer Stichprobe mal überprüfen. Dass Sie prinzipiell solche Stichproben machen, das haben Sie natürlich Ihrem Mitarbeitern klar gemacht.

Sollten Sie bei einer solchen Stichprobe auf Unstimmigkeiten stoßen, beschuldigen Sie niemanden unbesehen, sondern konfrontieren Sie die Verantwortlichen damit. Wahrscheinlich gibt es eine schlüssige Erklärung.

Wenn nicht, ziehen Sie den Betreffenden zur Verantwortung. Aber behalten Sie Ihre grundsätzliche Vertrauenshaltung bei; führen Sie nach Verstößen oder Fehlern kein Mikromanagement ein.

Und: Wenn einzelne Mitarbeiter beweisen, dass sie Ihr langjähriges Vertrauen verdienen, darf die Häufigkeit von Stichproben gerne abnehmen.

4 wichtige Punkte zum Thema Kontrolle und Vertrauen

Lassen Sie mich das alles mal in 4 Punkten zusammenfassen:

1.
Delegieren Sie Aufgaben und Projekte so, dass Sie das volle Commitment des betreffenden Mitarbeiters erhalten. Sie brauchen seine Zusage zur Aufgabe und zur Einhaltung des Termins, sonst haben Sie nicht richtig delegiert.

2.
Überlassen Sie nach erfolgreichem Delegieren sämtliche Details Ihrem Mitarbeiter. Warten Sie unbedingt ab, bis die Deadline verstrichen ist, bevor Sie sich nach Ergebnissen erkundigen. Kontrollieren Sie Ergebnisse, aber nicht den Weg dahin.

3.
Schaffen Sie für Ihr Unternehmen oder Ihre Abteilung eine Fehlerkultur, indem Sie cool bleiben, wenn es brennt, und in keinem Fall nach unten „durchgreifen“ oder Mikromanagement einführen.

4.
Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern grundsätzlich. Mikromanagen Sie nicht.
Aber kontrollieren Sie Ergebnisse stichprobenweise, damit sie einschätzen können, ob Ihre Mitarbeiter das Vertrauen auch verdienen.

Mein Chef kontrolliert zu viel

Wenn Sie das Gefühl habe, dass Sie von Ihrem Chef zu stark kontrolliert werden, dann sprechen Sie das doch einfach mal bei ihm an.

Aber bitte: Machen Sie es höflich, machen Sie es unter 4 Augen und verallgemeinern Sie nicht, sondern sprechen sie einen konkreten Sachverhalt an.

Vielen Chefs ist nämlich häufig gar nicht bewusst, dass sie zu stark kontrollieren. Anhand eines konkreten Vorfalls kann man das aber meist gut verdeutlichen.

Ihrem Chef ein solches Feedback zu geben ist natürlich manchmal nicht ganz einfach. Es will gut geplant sein und auch hier hat es wieder viel mit Vertrauen zu tun.

Es gelten die üblichen Feedbackregeln – nur teilweise verschärft. Ich habe darüber schon ausführlich in Podcastfolge 65 gesprochen: „Wie führe ich meinen Chef“. Diese Folge möchte ich Ihnen besonders ans Herz legen, wenn Sie unter zu starker Kontrolle Ihres Chefs leiden.

Das inspirierende Zitat

„Vertrauen ist gut, Kontrolle sei besser?
Aber der (Kontrolle) muß man auch erst mal vertrauen.“
Erhard Blanck

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Bernd Geropp

Führung auf den Punkt gebracht

FPG103 – Mitarbeiterkontrolle: Wann Sie vertrauen sollten und wann Sie kontrollieren müssen!