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Es ist schon erstaunlich: Manche Firmen stecken viel Zeit und Geld in die Suche nach neuen Mitarbeitern aber behandeln dann das Onboarding, also die Einführung des neuen Mitarbeiters ins Unternehmen, sehr stiefmütterlich. Das rächt sich.

Onboarding
Foto: endomotion/ Quelle: www.bigstock.de

Der Einstellungsprozess inklusive Onboarding darf erst dann als erfolgreich abgeschlossen gelten, wenn der neue Mitarbeiter wirklich im Unternehmen angekommen ist, und zwar fachlich wie menschlich.

3 kritische Fehler beim Onboarding

Schauen Sie sich hier die 3 kritischsten Fehler beim Onboarding an:

Onboarding zu vernachlässigen kostet Geld!

Die Stellensuche kostet ein Unternehmen schnell mal 30-40 % des Jahresgehalts für die gesuchte Position. Wenn der Mitarbeiter dann nicht richtig eingearbeitet wird, verschenkt der Arbeitgeber bares Geld.

Die Investition in den Neuen rechnet sich dann erst später – oder aber gar nicht, wenn der nämlich die Brocken hinschmeißt.

Ich will Ihnen das mal an einem realen Beispiel verdeutlichen:

Beispiel: Unternehmenswechsel eines Vertriebsmitarbeiters

Auf einer Messe habe ich kürzlich einen Vertriebsmitarbeiter eines kleinen High Tech Unternehmens kennengelernt. Mit großer Begeisterung stellte er mir die neusten Produkte seines Unternehmens vor.

Ich konnte richtig spüren, dass er mit Herzblut dabei war. Ich habe ihn gefragt, wie lange er denn schon bei dem Start-Up dabei ist. Er sagte, knapp anderthalb Jahre. Ich fragte ihn, was was er denn davor gemacht habe.

„Ich war längere Jahre im B2B Vertrieb bei einem großen Computerkonzern und wollte mich dann halt verändern, mal was anderes machen.“

„Aha“, sagte ich. Das ist ja eine ziemliche Veränderung, so vom Großunternehmen direkt zu einem kleinen Startup, oder?

„Ja, das ist so nicht ganz richtig. Zuerst bin ich ja auch zu einem anderen Großen in der Branche gewechselt. Die hatten mir ein sehr lukratives Angebot gemacht.  – aber dort bin ich dann schon in der Probezeit weggegangen. Das ging gar nicht.“

Ich fragte ihn, warum.

„Sie müssen sich das mal vorstellen: Mein erster Tag: Der neue Chef war überrascht, dass ich überhaupt da war. Die hatten gar nicht mit mir als neuem Mitarbeiter gerechnet, obwohl ich einen mehrstufigen Bewerbungsprozess durchlaufen hatte.“

„Mein neuer Chef war ja ein netter Kerl und der stellte mich auch kurz den Kollegen vor, aber das war es dann mit der Einarbeitung.“

„Aber das Schlimmste war: Ich hatte zwar einen Schreibtisch, aber keinen Rechner – weder Laptop noch Smartphone. Laptop und Handy waren zu spät bestellt worden. Aber alle Unternehmensprozesse und die Kommunikation in dem Unternehmen liefen digital.“

„Ich konnte also die ersten 4 Wochen gar nichts machen, weil ich erst dann den Laptop bekommen habe. Es gab Tage, da habe ich nur rumgesessen.“

„Als ich meinen Chef darauf angesprochen hab, sagte der nur: Da ist was schief gelaufen. Sorry. Schauen Sie, dass Sie erst mal so zu recht kommen, machen Sie sich mit den Kollegen vertraut und wenn der Laptop dann da ist, dann fangen Sie richtig an. Das war frustrierend für mich. Ich bin mir so unnütz vorgekommen.“

„Ich hab mich direkt nach 2 Tagen nach neuen Jobs umgeschaut. Nach 6 Wochen habe ich dann in der Probezeit gekündigt und direkt bei meiner heutigen Firma angefangen. Da lief die Einarbeitung ganz anders ab.“

„Wir sind ja ein kleiner Laden. Der Geschäftsführer persönlich hat sich den ganzen ersten Tag Zeit für mich genommen. Er hat mir alles vorgestellt und erklärt, alles war vorbereitet. Selbstverständlich hat ich auch von Anfang an einen Laptop. Alles hat funktioniert und schon am 3. Tag war ich gemeinsam mit dem Geschäftsführer unterwegs beim Kunden. Das hat richtig Spaß gemacht.“

Tja. Wir sehen die Einarbeitung kann ganz verschieden ablaufen.

Ein Unternehmen kann zwar die Fluktuation neuer Mitarbeiter nicht vollständig stoppen, aber durch gute Onboarding Maßnahmen kann man die Fluktuation zumindest deutlich reduzieren.

Typische Fehler beim Onboarding

Es gibt so ein Paar typische Fehler beim Onboarding, die einfach nicht auftreten dürfen. Schlechte Vorbereitung ist da sicherlich der schlimmste Fehler.

Wenn ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird, dann sollte doch schon frühzeitig glasklar sein, welche Aufgaben und Ziele er hat. Diese Informationen müssten doch eigentlich schon schriftlich fixiert sein bevor der Einstellungsvorgang beginnt. Und doch scheint das häufig nicht der Fall zu sein.

Am ersten Tag des neuen Mitarbeiters sollte alles für seinen Arbeitsplatz und seine Tätigkeiten vorbereitet sein. Ansonsten gibt das nur Stress für alle Beteiligten. Der Neue fühlt sich unwohl und empfindet sich wie ein Fremdkörper und die bestehenden Mitarbeiter sind überfordert, weil nichts vorbereitet ist und keine Zeit reserviert wurde für die Einarbeitung und Betreuung des Neuen.

HR oder Führungskraft?

Natürlich kann die HR Abteilung oder der Personalverantwortliche im Unternehmen den Onboarding-Prozess unterstützen und auch dabei helfen, aber grundsätzlich ist Onboarding die Aufgabe der zugehörigen Führungskraft.

Die Führungskraft hat die Verantwortung. Sie muss den Plan und den Überblick über die Onboarding-Maßnahmen haben und die muss sich vor allem Zeit für den neuen Mitarbeiter nehmen.

Es ist wie so häufig bei Führung: Diese Aufgabe ist wichtig. Ich als Chef muss sie wahrnehmen.

Einarbeitung ist wichtig – und es ist Aufgabe der Führungskraft!

Irgendwelche dringenden Kundentermine oder Managementaufgaben müssen hinten anstehen.

„Ja, aber der Kunde hat doch…“

„Ja, aber der Vorstand wollte doch ganz dringend…“

Nein: Kein Ja, aber… Was hat Priorität für Sie? Was ist wirklich wichtig für Sie als Führungskraft? Geben Sie dem neuen Mitarbeiter jetzt die Zeit und die Wertschätzung, die er verdient – und die er am Anfang auch dringend benötigt, um Teil Ihres Teams zu werden.

Helfen Sie ihm dabei, sich schnell sicher zu fühlen. Dazu gehört, dass Sie ihm ermöglichen, sich sozial schnell und gut in Ihr Team zu integrieren und als Teammitglied anerkannt zu werden. Ihr neuer Mitarbeiter muss die Unternehmenskultur kennen lernen. Er muss wissen, was von ihm erwartet wird und er muss auch das Gefühl bekommen, einen wichtigen Beitrag für das Unternehmen leisten zu können.

Sie haben es in der Hand. Onboarding kostet Sie kurzfristig Zeit und Energie. Langfristig aber ist es eine Investition, die sich sehr bezahlbar macht.

Die Vorbereitungsphase

Beim Onboarding ist die Vorbereitungsphase entscheidend.

Die Vorbereitungsphase ist die Zeit vom Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung bis zum ersten Arbeitstag. Da ein Unternehmen immer wieder Mitarbeiter einstellt, ist es günstig für die anstehenden Arbeiten eine Art Checkliste zu verwenden.

Diese Checkliste sollte prinzipiell immer abgearbeitet werden, wenn ein neuer Mitarbeiter seinen Vertrag unterzeichnet hat. Ich empfehle, dass die Personalabteilung eine solche Checkliste vorliegen hat.

In einem Gespräch sollte der Personaler die Checkliste gemeinsam mit der zukünftigen Führungskraft des Mitarbeiters durchgehen. Wichtig dabei: Bei jedem Punkt auf der Checkliste festlegen, wer kümmert sich drum und bis wann – und das dann auch schriftlich festhalten!

Checkliste fürs Onboarding

Was gehört alles in diese Checkliste? Hier mal einige wichtige Punkte und Tipps. Je nach Unternehmen müssen Sie diese Liste natürlich anpassen und erweitern:

1. Infos zusenden

Senden Sie dem neuen Mitarbeiter alle relevanten Informationen zu, sofern er diese noch nicht im Einstellungsgespräch erhalten hat.

2. Einladen zu Events

Wenn es in den folgenden Wochen eine Veranstaltung, wie beispielsweise Weihnachtsfeier, Sommerfest oder ähnliches gibt, laden Sie den neuen Mitarbeiter frühzeitig dazu ein – selbst wenn er zum Zeitpunkt des Events noch gar nicht im Unternehmen arbeitet.

3. Arbeitsplatz und Arbeitsmittel

Bereiten Sie den Arbeitsplatz und die Arbeitsmittel vor, sodass alles vorhanden ist, wenn der Neue seinen ersten Arbeitstag hat. Dazu gehören der Schreibtisch, der Schreibtischstuhl, Schreib- und Büroutensilien, aber natürlich auch Laptop, Smart Phone etc. Ach ja und natürlich Büroschlüssel.

4. IT-Zugänge

Sehen Sie zu, dass schon am ersten Arbeitstag, der Email-Account eingerichtet ist. Auch  möglichst andere IT Zugänge sollten schon für den Neuen freigeschaltet sein, z.B. im CRM System, damit er ohne große bürokratische Hürden anfangen kann

5. Unterlagen zum Unternehmen

Alle Unterlagen sollten bereit liegen, die der Neue für seine Orientierung im Unternehmen benötigt. Ob das digital oder auf Papier ist, das hängt von Ihrer Firmenkultur ab. In jedem Fall gehören dazu die Stellenbeschreibung, das Organigramm und eine Art  Unternehmenspräsentation. Aber vergessen Sie auch nicht so scheinbar banale Dinge wie den  Wochenplan der Kantine oder das Telefonverzeichnis.

6. Infos und Erwartungshaltung

Die Führungskraft sollte sich noch vor dem ersten Gespräch klar machen, welche Erwartungen Sie an den neuen Mitarbeiter hat und wie sie sie ihm gegenüber formuliert. Welche Punkte gibt es noch, die Sie als Führungskraft mit dem neuen Mitarbeiter am ersten Tag besprechen wollen? Bedenken Sie aber auch bitte, den Neuen am ersten Tag nicht zu überlasten. Eine Informations-Druckbetankung, bei der Sie ihm Ihr gesamtes Wissen über das Team und Ihr Fachgebiet zukommen lassen, ist wahrscheinlich nicht sinnvoll.

7. Infos ans Team

Als Führungskraft des Neuen teilen Sie Ihrem Team so früh wie möglich mit, wann der Neue anfängt, damit sich Ihr Team drauf einstellen kann.

8. Patenschaft

Binden Sie die bestehenden Mitarbeiter mit ein in die Einarbeitung. Wer kümmert sich um den Neuen? Nicht nur bei den fachlichen Dingen sondern auch bei der Integration ins Team? Bewährt hat sich da das Konzept des Paten. Das ist ein erfahrener Mitarbeiter,  der in den ersten 3-6 Monaten als Ansprechpartner für den neuen Mitarbeiter fungiert – in fachlichen wie auch sozialen Belangen.

9. Einarbeitungsplan

Günstig ist es, wenn Sie sich als Führungskraft schon mal im Detail den Einarbeitungsplan für die nächsten Wochen überlegen und aufschreiben. Den können Sie dann gemeinsam am ersten Tag mit dem neuen Mitarbeiter durchgehen. Wahrscheinlich wird man dann in den folgenden Tagen Aufgaben, Schulungen und Termine anpassen, aber zumindest haben Sie dann schon ein Konzept vorliegen, das sie mit dem Neuen besprechen können.

Bitte drauf achten: Natürlich haben Sie diesen Plan schriftlich fixiert und er existiert nicht nur einfach in Ihrem Kopf. Ich weiß das ist selbstverständlich, aber – ich wollte es nur gesagt haben.

10. Zeit für das persönliche Gespräch

Als Führungskraft sollten Sie sich auch am ersten Tag genügend Zeit nehmen, um mit dem neuen Mitarbeiter ausführlich zu sprechen und ihn im Unternehmen herumzuführen, sowie dem eigenen Team und den anderen Abteilungen vorzustellen. Deshalb blocken Sie genügend Zeit in Ihren Terminplaner für die Gespräche mit dem Neuen.

Was Sie möglichst vermeiden sollten ist: Sie als seine Führungskraft sind am ersten Tag nicht im Büro. Das sollte nicht passieren. Wenn doch, dann kümmern Sie sich drum, dass jemand Ihre Funktion am ersten Tag übernimmt und holen Sie die persönlichen Gespräche zwischen Ihrem Mitarbeiter und Ihnen so schnell wie möglich nach. Ach ja, und selbstverständlich entschuldigen Sie sich dafür. Denn wie gesagt: Sowas darf eigentlich nicht passieren.

Download Checkliste

Die 4-seitige Checkliste können Sie sich hier herunterladen.
Einfach auf die Checkliste klicken:

Orientierungs und Integrationsphase

Die ersten Woche sollten Sie als Führungskraft schon grob für den neuen Mitarbeiter geplant haben. Wichtig dabei ist, dass die erste Woche sehr detailliert geplant ist. Für die folgenden Wochen ist ein gröbere Planung ausreichend.

Wie schon erwähnt sollte sich die Führungskraft besonders am ersten Arbeitstag viel Zeit für den neuen Mitarbeiter nehmen. Es ist die Aufgabe der Führungskraft den Neuen im Unternehmen vorzustellen.

Probezeit

Die meisten Unternehmen vereinbaren eine mehrmonatige Probezeit. Meist sind es 6 Monate. Nutzen Sie diese 6 Monate, um dem Mitarbeiter zu helfen Ihre Erwartungen zu erfüllen.

Dazu ist es notwendig, klar zu äußern, welche Erwartungen Sie haben und welche Ziele der Mitarbeiter erreichen soll. Ganz wichtig in der Anfangszeit: Geben Sie ihm regelmäßig Feedback. Wo steht er? Wie soll er sich sonst verbessern, wenn er nicht weiß wie gut er die an ihn gestellten Erwartungen erfüllt?

Was passiert, wenn…

Es sollte zwar nicht passieren, aber es kann sein, dass der Fall eintritt, dass der Mitarbeiter die an ihn gesetzten Erwartungen nicht erfüllt. Dann müssen Sie sich von dem Mitarbeiter trotz aller Bemühungen von seiner wie auch von Ihrer Seite trennen.

Deswegen gibt es die Probezeit. Das bedeutet aber auch, dass Sie regelmäßig Termine mit dem Mitarbeiter ausmachen sollten, um ihm offiziell eine Rückmeldung zu geben, wie gut er die Ziele und Erwartungen erfüllt. Machen Sie das nicht erst am Ende der 6 Monate. Das ist unfair.

Und weil das als unfair empfunden wird, übernehmen manche Chefs dann leider den nicht geeigneten Mitarbeiter. Für beide Seiten fatal.

Regelmäßiges Feedback

Deshalb halte ich es für sinnvoll zusätzlich zu den Unterstützungen und Feedbacks fixe Gesprächstermine zwischen Mitarbeiter und Führungskraft einzuplanen, z.B. nach dem 2. und nach dem 4. Monat. Das Ziel ist es, klar Rückmeldung zu geben, wie sich der neue Mitarbeiter macht und ihm bei Bedarf zusätzliche Hilfe , Trainings etc. anzubieten.

Der Termin dient aber auch dazu, klare kurzfristige Ziele zu vereinbaren, die der Mitarbeiter in den folgenden Wochen erreichen muss, damit er übernommen werden kann.

Der Termin beim Geschäftsführer

Eine Sache muss ich hier aber unbedingt auch noch erwähnen: In meiner Zeit als Geschäftsführer war es mir immer ein Bedürfnis ebenfalls mit jedem neuen Mitarbeiter zu sprechen und ihn im Unternehmen willkommen zu heißen.

Ich sehe häufig, dass das falsch gemacht wird. Manche Geschäftsführer glauben, dass sich ja die Führungskraft des Mitarbeiters ja um den Neuen kümmert und deswegen eine persönlich Gespräch nicht nötig sei. Sie denken, Sie haben ja schließlich Verantwortung für 200 oder 300 Mitarbeiter und haben so viel zu tun. – Ja, aber trotzdem. Führung ist wichtig. Nehmen Sie sich zumindest etwas Zeit für den neuen Mitarbeiter..

Möglichst noch am ersten Tag, aber zumindest in der ersten Woche sollte der Geschäftsführer ein 4 Augen Gespräch mit dem Neuen führen – egal welche Position der neue Mitarbeiter hat oder wem er unterstellt ist – ob Vertriebsmitarbeiter, Entwickler, Monteur oder Auszubildender.

Das muss kein langes Gespräch sein. Es geht dabei darum, den neuen Mitarbeiter willkommen zu heißen, ihm Zeit zu schenken und so Wertschätzung entgegen zu bringen und sich einfach etwas kennen zu lernen. Es geht auch darum, ihm die Angst zu nehmen, denn alleine die Position des Geschäftsführers kann für viele schon einschüchternd wirken.

Das inspirierende Zitat

„Einarbeiten bedeutet dem Ausstieg entgegen zu arbeiten.“

Julian Scharnau

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