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„Du musst alles standardisieren, automatisieren und dann Dein Business schnell nach oben skalieren! Jaaa, So geht Erfolg.“

Nein.

Schnell skalieren und reich werden? – Vorsicht, Falle!

Da draußen gibt es zu viele Pseudo Business Experten, die Ihnen erzählen wollen, wie man als KMU Unternehmer einfach schnell und hektisch reich wird – nämlich durch Automatisieren und Skalieren.

Aber so einfach ist es halt nicht.

Standardisieren, automatisieren und skalieren?

Ja, wer geeignet standardisiert und wer seine Prozesse vernünftig dokumentiert und angemessen automatisiert, hat eine gute Chance danach profitabel wachsen und skalieren zu können.

Es kommt aber drauf an, es richtig und in der richtigen Reihenfolge zu machen und vorab erstmal einige Voraussetzungen geschaffen zu haben.

Ich habe mehrere Beispiele gesehen, wo Unternehmer zu früh skaliert haben, beispielsweise schnell mehrere Vertriebler eingestellt haben, um ordentlich wachsen zu können.

Wenn aber die Basis des Unternehmens noch nicht steht, dann kann das ganz schnell viel Geld kosten und in die Insolvenz führen.

Voraussetzungen

Eine wichtige Voraussetzung für Wachstum ist ein stabiles profitables Geschäftsmodell.

Also ganz einfach: Verdienen Sie aktuell wirklich Geld mit Ihrem jetzigen Unternehmen?

Sind Sie schon so aufgestellt, dass Sie eine zweistellige Umsatzrendite vor Steuern (EBIT) ausweisen?

Das bedeutet: Wenn Sie 1 Mio Umsatz machen, dann sollten Sie schon mindestens 10 % Gewinn, also 100.000 EUR vor Steuern ausweisen. Und zwar nachdem Sie sich Ihr Geschäftsführergehalt ausbezahlt haben.

Weisen Sie als KMU Unternehmer schon eine zweistellige Umsatzrendite aus? Nein? Sie schreiben gerade mal eine schwarze Null? Ja bitte, dann vergessen Sie das mit dem Skalieren erstmal.

Vielleicht sagen Sie jetzt:

„Ja, aber amazon hat doch auch die ersten neun Jahre keinen Gewinn gemacht und ist trotzdem gewachsen.“

Ja, das stimmt, aber ich nehme an Sie sind nicht in der Position von amazon, facebook oder Tesla.

Denn die waren zu Beginn typische High Tech Start-Ups, die sich über Risikokapital finanziert haben.

Ich gehe hingegen davon aus, dass Sie mit Ihrem Unternehmen aus dem operativen Geschäft wachsen wollen und kein Risikokapitalgeber in Ihr Unternehmen holen wollen.

Und dann sollten Sie zusehen, dass Ihr Unternehmen als Erstes Mal stabil profitabel ist oder wird. Denn nur so können Sie in Ihr Wachstum investieren.

Denn eines sollte klar sein: Ein Unternehmen zu skalieren kostet erstmal Geld.

Positionierung

Wenn Sie noch nicht profitabel sind, dann bedeutet das in den meisten Fällen: Sie müssen sich mit Positionierung beschäftigen.

Denn die meisten nicht profitablen KMU’s sind nicht richtig positioniert.

Was meine ich damit? Haben Sie klare Antworten auf die Fragen:

• Für wen sind Sie da?
• Welche Art von Kunden beliefern Sie und vor allem: Welche nicht?
• Was genau liefern Sie?
• Liefern Sie mit Ihren Produkten und Dienstleistungen einen hohen Kundenutzen? Oder sind Sie im Preiskampf mit anderen Anbietern?

Wenn Sie nicht profitabel genug sind, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass der von Ihnen erbrachte Nutzen nicht hoch genug ist. Und deshalb sind Sie vergleichbar.

„Nein Herr Geropp, das stimmt nicht. Wir erbringen einen sehr hohen Nutzen für unsere Kunden, z.B: durch unseren herausragenden Service.“

Wirklich? Wer sagt das denn? Wahrscheinlich ist das einfach nur Ihre Meinung, oder?

Sorry, aber die ist nicht entscheidend.

Entscheidend ist die Bewertung Ihrer Kunden. Nur wenn Ihre Kunden den von Ihnen erbrachten Nutzen als wirklich wichtig und hoch wahrnehmen, ist er das auch.

Ob Sie einen herausragenden Service bieten oder nicht, das entscheidet der Kunde – nicht Sie!

Wenn Ihre Kunden den von Ihnen erbrachten Nutzen wirklich als herausragend wahrnehmen, dann sind die auch bereit dafür mehr zu zahlen. Wenn das so ist, müsste Ihr Unternehmen doch hochprofitabel sein und einen zwei-stelligen Profit ausweisen, oder?

Wenn das noch nicht so ist, dann empfehle ich Ihnen: Arbeiten Sie als Erstes Mal an Ihrer glasklaren Positionierung.

Ja, das ist nicht einfach. Aber finden Sie gute Antworten auf die Fragen:

• Was machen Sie anders oder besser als die anderen?
• Warum sollten die Kunden bei Ihnen kaufen?

Denken Sie darüber nach, wie Sie einen Nutzen schaffen, der von Ihren Kunden als herausragend wahrgenommenen wird.

Ach ja, und dann bitte: Verkaufen Sie sich nicht unter Preis.

Was tun, wenn das Unternehmen profitabel ist?

OK, nehmen wir nun an, Ihr Unternehmen ist gut positioniert und Sie weisen auch einen zweistelligen Profit aus. Super.

Aber auch jetzt fangen Sie nicht wie wild an zu automatisieren und zu wachsen.

Warum? Ganz einfach: Durchdenken Sie erstmal im Detail Ihre aktuellen Prozesse bevor sie automatisieren.

Der frühere Vorstandsvorsitzende der Teléfonica Deutschland Thorsten Dirks soll gesagt haben:

„Wenn Sie einen Scheiß Prozess digitalisieren, haben Sie danach halt einen scheiß digitalen Prozess.“

Deshalb: Der nächste Schritt ist, dass Sie sich mal Ihre wichtigsten Prozesse im Unternehmen genau anschauen.

Hört sich nicht so sexy an. Ist aber eine entscheidende Voraussetzung, bevor Sie automatisieren oder skalieren.

Ihr Kernprozess

Fangen Sie mit Ihrem Kernprozess an und visualisieren sie sich den.

Nein, fürs Visualisieren brauchen Sie keine Software. Es reicht Papier und Stift oder von mir aus FlipChart und Post-Its. Bitte machen Sie es analog – zumindest zu Beginn.

Sie zwingen sich so sich wirklich mit dem Prozess zu beschäftigen und nicht mit irgendeiner Software, die Ihnen vorgibt, wie sie einen Prozess beschrieben sollen.

Was genau ist Ihr Kernprozess? Ganz einfach: Ihr Kernprozess beschreibt, wie Ihr Unternehmen Geld verdient.

In den meisten Unternehmen wird der Kernprozess etwa so aussehen:

Durch Ihr Marketing und Ihren Vertrieb entsteht aus einem Lead ein Kunde. Wie passiert das genau bei Ihnen? Beschreiben Sie es im Detail.

Und dann geht’s ins Fullfillment:

Wenn der Kunde gekauft hat, was passiert dann?

Wie kommt Ihr Produkt zum Käufer? Beispielsweise muss es aus dem Lager verschickt werden.

Oder wie erbringen Sie mit Ihrem Unternehmen Ihre Dienstleistung? Wer macht da was genau und wie?

Wie passiert der Informationsfluss zwischen den Mitarbeitern, damit das auch reibungslos funktioniert?

Auch wichtig:

• Was passiert nachdem Sie die Leistung erbracht haben und die Rechnung geschrieben ist?
• Wer schaut denn nach, ob und wann die Rechnung vom Kunden bezahlt wird?
• Wann wird gemahnt?
• Gibt es einen After-Sales Prozess?
• Und und und.

Nehmen Sie sich Zeit

Glauben Sie mir: Das Beste ist sich hierfür mal ein Paar Stunden Zeit zu nehmen, sich einzuschließen und sich diesen Kernprozess Ihres Unternehmens von links nach rechts mit Stift und Papier aufzuschreiben und daran rumzutüfteln.

Dabei werden Sie schnell erkennen, wo und was schon ganz gut geregelt ist, wo man was vielleicht besser anders machen würde und auch wo Sie gar nicht genau wissen, wie das bei Ihnen im Unternehmen wirklich gemacht wird.

„Das haben wir immer schon so irgendwie gemacht.“

Aha.

Wenn Sie da mal ins Detail geben, erkennen Sie so ganz gut, wo es knirscht, wo Unklarheiten sind, wo es Ineffizienzen gibt.

Und die kosten richtig Geld, die verärgern Kunden und verhindern den von Ihnen gewünschten hohen Kundennutzen.

Wie weit sind Sie als Unternehmer noch involviert?

Ein spannender Zusatzeffekt hierbei ist: Viele Unternehmer erkennen dann auch, wie tief sie selbst noch in vielen Prozessschritten involviert sind.

Und erst jetzt, wenn Ihnen Ihr Kernprozess klar ist, können Sie sich Gedanken machen, ob Sie ausgewählte Schritte standardisieren, ob Sie sie weglassen, ob Sie die jetzt noch von Ihnen persönlich durchgeführten Prozessschritte an Mitarbeiter delegieren oder ob Sie sie automatisieren.

Prozesse im Personalbereich

Übrigens: Wichtige Prozesse gibt es auch im Personalbereich, also im HR, beispielsweise der Recruiting und der Onboarding-Prozess.

In den meisten KMU’s sind die Daten über Mitarbeiter in irgendwelchen Excellisten in verscheidenen Ablagen und Verzeichnissen eingepflegt. Das ist fehleranfällig und ineffizient.

Wenn neue Mitarbeiter gesucht und eingestellt werden sollen, dann ist das häufig nicht richtig dokumentiert. Deshalb gilt es auch hier beispielsweise den Onboardingprozess zu standardisieren und Mitarbeiterdaten richtig zu digitalisieren.

Ein gut durchdachtes Onboarding hilft auch neuen Mitarbeitern, denn die fühlen sich schnell ins neue Unternehmen ein und können sofort mit ihren Aufgaben loslegen.

Solche automatisierten Tätigkeiten entlasten die Personalabteilung von bürokratischen, immer wiederkehrenden Arbeiten. So haben die mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben, also die Betreuung der Mitarbeiter.

Der Einblick in Personaldaten liefert zudem strategische Erkenntnisse – etwa, wenn Sie sich ansehen, in welchen Abteilungen die Fluktuation hoch ist, oder wie viel es Sie kostet, eine Stelle zu besetzen.

Natürlich nützen Ihnen die Daten nur dann etwas, wenn Sie die richtigen Informationen abfragen, interpretieren und passende Maßnahmen ergreifen.

Daher ist es entscheidend, dass Sie Daten konsistent speichern und analysieren können.

Und da hilft der Sponsor dieser Podcastepisode. Es ist das Unternehmen Personio

Personio bietet eine ganzheitliche HR-Plattform an. Ich empfehle die Software gerne, weil damit alle Prozesse und Bereiche des Personalwesens erfasst und bearbeitet werden: vom Recruiting- und Onboarding über die digitale Personalakte bis hin zu Zeiterfassung und Lohnabrechnung mit DATEV. Alles in einem System und – das ist mir besonders wichtig – vor allem alles zugeschnitten auf KMU’s – nicht auf bürokratisches Konzernumfeld.

Personio bietet kostenlos ein White Paper an:

„Die digitale HR Transformation“.

Das White Paper beinhaltet hierfür einen umfassenden Leitfaden. Sie können sich den gratis herunterladen. Einfach hier klicken!

Die Reihenfolge ist entscheidend!

Aber kommen wir zurück zum Thema.

Es geht um die Vorarbeiten und Reihenfolge beim Automatisieren und Skalieren

1. Analysieren Sie, ob Ihr Geschäftsmodell stabil profitabel ist.
   Wenn nicht, arbeiten Sie erstmal daran, beispielsweise durch eine verbesserte Positionierung.
2. Wenn Sie ein stabil profitables Geschäftsmodell haben, dokumentieren Sie es und standardisieren Sie es dort, wo es sinnvoll ist.
3. Jetzt erst überlegen Sie sich, wo Sie welche Tätigkeiten automatisieren können und sollten.
4. Ihr Geschäftsmodell und Ihre Prozesse sind dokumentiert, sie sind stabil, effizient und profitabel und – wo sinnvoll – automatisiert. Erst jetzt sollten Sie sich damit beschäftigen, ob und wie Sie mit Ihrem Unternehmen richtig wachsen und skalieren können und ob Sie das überhaupt wollen.

Sinnvoll standardisieren? Was heißt das?

Lassen Sie mich aber noch mal auf den zweiten Schritt zurückgehen. Ihr Geschäftsmodell und Ihre Prozesse sollten Sie sinnvoll dokumentieren und standardisieren.

Ja, aber was bedeutet das? Sinnvoll?

Wie viel Standardisierung, wie viele Vorgaben und wie viel Dokumentation ist denn nötig und was ist zu viel des Guten?

Es gibt kein perfektes Maß für Standardisierung. Es hängt von der Unternehmenssituation ab – und es hängt davon ab, welche Führungskultur Sie haben wollen.

In Podcastfolge 335 habe ich schon mal darüber gesprochen: Die Folge heißt „System vs Mensch – Die Zukunft der Führung.“ Dort unterscheide ich zwischen einer System-zentrierten und einer Menschen-zentrierten Unternehmenskultur.

System-zentrierte Unternehmenskultur

Bei der System-zentrierten Kultur liegt der Fokus auf detaillierten Prozessen und Systemen.

Es geht um Regeln, Regelwerke, Standards und Checklisten. In einem solchen Unternehmen gibt es Prozesse für alles und jeden. Detaillierte Spezifikation, Management und klare Kontrollen sind hier nötig.

Vor allem Kontrolle! Dieses Vorgehen und diese Unternehmenskultur ist typisch für Franchise-Unternehmen, wie McDonalds.

Von den Mitarbeitern dort erwartet man:

„Mach genau das, was hier steht und halte Dich peinlichst genau an unsere Regeln und Checklisten.“

Menschen-zentrierte Unternehmenskultur

Auf der anderen Seite ist die menschen-zentrierte Unternehmenskultur. Hier liegt der Fokus auf den Menschen, denen man Vertrauen entgegen bringt und von denen man erwartet, dass sie mitdenken.

Hierfür benötigen wir aber intrinsisch motivierte Mitarbeiter. Das heißt in einem solchen Umfeld geht es weniger um Management und Kontrolle sondern um Führung und Vertrauen.

Natürlich gibt es hier auch Regeln, aber möglichst wenige, weil jede Regel immer auch kontrolliert werden muss. Deswegen wird eher nach Prinzipien gearbeitet.

Heißt das, dass es keine detaillierten Standardisierungen und Regeln in einem menschen-zentrierten Umfeld gibt?

Nein, auch in einem menschen-zentrierten Umfeld braucht man in manchen Bereichen klar formalisierte Standards. Aber wo es irgendwie möglich da arbeitet man besser mit Prinzipien oder Standards, die in Form einer Richtschnur formuliert sind.

Wann braucht es klar formalisierte Standardisierungen?

Eindeutig formalisierte Anweisungen und klare Regelvorgaben sind in Sicherheits- oder Compliance-relevanten Bereichen nötig. Dort können schon kleine Fehler gravierende Folgen haben.

Klare Vorgaben sind auch sinnvoll in den Fällen, wenn Aufgaben einfach und repetitiv sind aber Konsistenz und Genauigkeit essenziell sind. Das ist beispielsweise in der Buchhaltung der Fall oder aber in der Produktion. Da gibt es klare Anweisungen und detaillierte Regelvorgaben.

Aber hier kann man auch schon gut sehen: das sind die Bereiche, in denen viele Tätigkeiten zukünftig  automatisiert werden. Die werden dann gar nicht mehr von Menschen durchgeführt.

Spannend wird es jetzt in den Bereichen, in denen Flexibilität und Anpassungsfähigkeit gewünscht ist. Da geht es darum, die Eigenverantwortung der Mitarbeiter zu fördern, ihnen Freiraum zu geben, eigene Entscheidungen zu treffen und kreative Lösungen zu entwickeln.

Das ist beispielsweise wichtig in den Bereichen: Projektmanagement, Beratung, Forschung und Entwicklung. Aber auch immer dann, wenn Aufgaben komplex und variabel sind und es keinen einzig richtigen Weg gibt, sie zu erledigen oder wenn schnell auf Veränderungen reagiert werden muss.

Richtschnur-basierte Prozesse

Dort sind Richtschnur-basierte Prozesse besser geeignet, da sie Flexibilität und individuelles Handeln ermöglichen.

Hier mal ein Beispiel aus dem Vertrieb für einen Richtschnur-basierten Standard:

Erste Kundenkontaktaufnahme: Die vorgegebene Richtschur lautet:

„Der Mitarbeiter sollte den Kunden innerhalb von 24 Stunden nach der Anfrage kontaktieren.“

Hier gibt es also keine strikte Vorgabe, wie der Kontakt erfolgen soll, also ob per Telefon, E-Mail oder Chat. Der Mitarbeiter hat die Freiheit das aus seiner Sicht passende Medium zu wählen – je nach Dringlichkeit und Vorliebe des Kunden und des Mitarbeiters.

Richtschnur-basierte Prozesse geben also den Rahmen und Ziele vor, lassen jedoch Raum für Anpassungen an spezifische Situationen. Sie fördern eigenverantwortliches Handeln und bieten gleichzeitig Orientierung, um die Qualität sicherzustellen.

Wenn Sie als KMU-Unternehmer genauer wissen wollen, wie Sie das bei sich umsetzen können und so eigenverantwortliche und mitdenkende Mitarbeiter erhalten, dann nehmen Sie gerne Kontakt mit mir auf. Schicken Sie mir einfach eine E-Mail an info[at]berndgeropp.de und wir vereinbaren dann einen Telefontermin. Ich freue mich auf Sie.

Weiterführende Links

• Personios White Paper: „Die digitale HR Transformation“

Das inspirierende Zitat

„Regeln lenken den weisen Mann. Der Dummkopf befolgt sie.“

Oscar Wilde

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