FPG042 – Umgang mit E-Mails: So entkommen Sie der E-Mail Hölle!
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Umgang mit E-Mails
Foto: 3dfoto/ Quelle: www.bigstock.de
Geht es Ihnen auch so? Klagen auch Sie über die tägliche E-Mail Flut?
Da kommen Sie morgens ins Büro, fahren ihren Computer hoch und da sind schon wieder eine Vielzahl neuer zu bearbeitender Nachrichten in Ihrem Posteingang – und stündlich kommen mehr hinzu. Das ist purer „Stress im Job„!
Was machen Sie? Als Erstes lesen Sie erst mal alle E-Mails zumindest schnell mal grob durch: Schließlich könnte da ja eine dringende Nachricht vom Chef, von Kollegen oder eine Anfrage eines wichtigen Kunden dabei sein – und da muss man ja schließlich so schnell wie möglich antworten, oder?
Aber irgendwie haben Sie das Gefühl, sie kommen mit der Durchsicht und der Beantwortung Ihrer E-Mails gar nicht schnell genug voran.
Eigentlich wollten Sie doch nur kurz mal durchschauen.
Schließlich haben Sie sich ja etwas Wichtiges für heute Morgen vorgenommen – aber jetzt beschäftigen Sie sich schon wieder über eine dreiviertel Stunde mit diesen E-Mails und haben heute Morgen so noch nichts richtig geschafft.
Warum tun Sie sich das eigentlich an?
„Ich muss ja, es geht nicht anders. Die E-Mails müssen ja zeitnah gelesen und beantwortet werden.“
Wirklich?
Das Problem: Der Umgang mit E-Mails
Meiner Ansicht nach besteht das E-Mail Grundproblem in der Erwartungshaltung. Viele Mitarbeiter und Manager erwarten nämlich, dass sofort auf E-Mails reagiert wird.
Die eigenen Mails sollen von anderen
a) umgehend gelesen werden und
b) so schnell wie möglich beantwortet werden.
Also macht man das selbst mit E-Mails anderer auch so.
Sorry, aber diese Erwartungshaltung führt zu einem Verhalten, das hochgradig ineffizient ist. Wenn eine sofortige Reaktion erforderlich ist, dann ist E-Mail einfach nicht die geeignete Wahl der Kommunikation.
Niemand sollte erwarten, dass die gerade abgesendete E-Mail innerhalb der nächsten 5 Minuten gelesen und beantwortet wird.
Wichtiges und Dringendes
Besonders lächerlich finde ich es, wenn eine E-Mail im Betreff-Feld mit „Dringend“ oder sogar mit „Wichtig“ und „Dringend“ markiert wird. Wenn etwas wirklich wichtig und dringend ist, schickt niemand nur eine E-Mail.
Sie können sicher sein:
Dringende Dinge, die auch wichtig sind, kommen nicht per E-Mail.
Wenn jemand etwas dringend von Ihnen will und es ist wirklich wichtig, kommt er persönlich oder er ruft Sie an oder versucht Sie über Ihre Kollegen oder Ihre Sekretärin zu erreichen.
Glauben Sie mir: Die Feuerwehr kontaktiert Sie nicht per E-Mail, wenn Ihr Haus in Flammen steht.
Wenn also E-Mails nicht für sofortige Reaktion gedacht sind: Warum lassen wir uns dann so häufig von E-Mails unseren Tagesablauf diktieren?
Warum lesen wir ständig unsere E-Mails und stressen uns damit unnötig? Warum können wir uns nicht von dieser Erwartungshaltung lösen, ständig über E-Mail ansprechbar zu sein?
Ich denke, es gibt da mehrere Ursachen:
Neugier
Ein Problem, was ich an mir selbst feststelle. Ich schaue in manchen Situationen gerne auf meinem Smartphone nach, ob nicht eine neue E-Mail rein gekommen ist. Eigentlich unsinnig. Warum mache ich das?
Zum Beispiel stehe ich beim Bäcker in der Schlange und nutze die 3 min, um nachzuschauen, ob es was Neues gibt. Es kommen nie Nachrichten rein, die wichtig sind und auf die ich sofort reagieren muss. Also meine E-Mails so häufig zu lesen ist nicht sinnvoll. Es ist einfach nur die pure Lust an der Neuigkeit.
Ablenkung am Schreibtisch
Jetzt ist das nicht so tragisch, wenn ich in der Schlange beim Bäcker stehe und meine E-Mails abrufe. Wenn ich aber am Schreibtisch sitze und durch jede einkommende E-Mail abgelenkt werde, weil mein E-Mail Programm geöffnet ist und ich jede einkommende E-Mail kurz mitlese – tja dann, dann ist das schon sehr ineffizient.
Schließlich wissen wir alle, dass Multitasking Energie kostet, Stress auslöst und auch die Fehlerquote erhöht. Es ist viel sinnvoller zumindest eine Stunde das Mail Programm auszuschalten und sich nur auf eine Tätigkeit zu fokussieren – und sich dabei nicht von E-Mails, Telefon oder sonstigem ablenken zu lassen.
In dieser einen Stunde bekommt man meist mehr geschafft als in 4 Stunden, die man mit Multitasking, ständigem Mails lesen und sonstigen Unterbrechungen verbringt.
Obwohl wir das wissen, verhalten wir uns manchmal nicht richtig. Ich habe an mir selbst beobachtet, dass ich dann gerne mich durch E-Mails ablenken lasse, wenn ich eine große Aufgabe vor mir habe, zu der ich entweder momentan keine Lust habe oder ich gerade nicht weiß, wie ich anfangen soll. Ich muss zum Beispiel einen Bericht schreiben und sitze vor einem leeren weißen Blatt Papier.
Ich überliste mich dann meistens damit, dass ich mir sage:
„Du arbeitest jetzt nur 15 Minuten an dieser einen Aufgabe, z.B. dem Bericht. Du machst in diesen 15 Minuten nichts anderes. Du schaltest Dein E-Mail Programm aus und lenkst Dich auch nicht ab, indem Du Dir in diesen 15 Minuten einen Kaffee holst. Du fokussierst nur auf diese Aufgabe. Nach 15 Minuten darfst Du Dich dann aber ablenken. Sei es mit Kaffee, mit E-Mails oder mit sonst was.“
Das funktioniert meist sehr gut und häufig bleibe ich sogar länger als die 15 Minuten fokussiert bei der einen Sache, auf die ich anfänglich eigentlich keine Lust hatte oder nicht wusste, wie ich anfangen soll.
Die Angst etwas zu verpassen!
Eine weitere Ursache, warum viele Ihre E-Mails ständig lesen scheint die Angst zu sein, etwas zu verpassen. Viele Chefs lassen sich deshalb auf alle möglichen E-Mails auf CC setzen oder Sie lesen sogar die gesamten E-Mails Ihrer Mitarbeiter mit.
Wenn Sie Geschäftsführer sind und Sie bearbeiten täglich 100 E-Mails oder mehr, dann machen Sie was falsch! Im Umgang mit E-Mails zeigt sich, ob Sie eine wirkliche Führungskraft oder ein überforderter Mikromanager sind. Sie haben es in der Hand.
Führen bedeutet, festlegen, wo es hingehen soll, den Überblick behalten und Mitarbeiter begeistern. Das können Sie nur, wenn Sie sich auf Wichtiges fokussieren und Aufgaben konsequent delegieren.
Das bedeutet, Sie müssen nicht über alles zu jeder Zeit informiert sein. Weder brauchen noch können Sie alle Vorgänge in Ihrem Unternehmen kontrollieren.
Übrigens: Es macht auch Sinn, sich sehr gut zu überlegen, welche Newsletter Sie wirklich weiterhin abonniert haben sollten.
Wenn Sie den Newsletter in den letzten 3 Monaten sowieso nicht mehr gelesen haben, dann melden Sie sich davon ab. Einfach auf den „Unsubscribe“-Button am Ende dieser Newsletter klicken.
Warum lesen Chefs ständig E-Mails?
Warum lesen trotzdem viele Chefs dann ständig Ihre E-Mails? Anscheinend haben die Angst, etwas zu verpassen.
Vielleicht glauben Sie auch, zeigen zu müssen, dass Sie ständig ansprechbar seien- oder dass Sie zeigen müssen wie wichtig sie doch sind und wie hart sie arbeiten und wie viel Stress Sei haben. Was für ein Unsinn und was für eine Zeitverschwendung, oder?
Ich habe sogar Geschäftsführer erlebt, die von Ihren Mitarbeitern erwarten, dass eine E-Mail innerhalb von spätestens 20 Minuten beantwortet wird. Das sind auch die gleichen Geschäftsführer, die während Meetings E-Mails auf ihrem SmartPhone bearbeiten.
Multitasking hilft nicht!
Was soll das? Wenn wir etwas in den letzten Jahren von der Gehirnforschung gelernt haben, dann doch, dass Multitasking weder effektiv noch effizient ist.
Entweder ich bearbeite meine E-Mails oder ich nehme an einem Meeting teil! Wenn das Meeting unwichtig ist, warum zum Teufel findet es dann statt bzw. warum nimmt der Geschäftsführer am Meeting teil?
Festgelegte Zeiten für E-Mails
Ein ganz wichtiger Tipp: Ich bin der Meinung, dass man sich am Tag bestimmte Zeiten reservieren sollte, um seine E-Mails zu lesen und abzuarbeiten – und ansonsten sollte man sein E-Mail Programm ausgeschaltet haben.
Lesen Sie beispielsweise Ihre E-Mails nur zu festgelegten Zeiten zweimal am Tag, beispielsweise um 12 Uhr und um 16 Uhr. Ansonsten schalten Sie Ihr E-Mail Programm aus.
Hier noch eine ganz wichtige Regel: Schalten Sie auch den E-Mail Benachrichtigungston auf Ihrem Smartphone aus! Wie gesagt: Sie können sicher sein: Dringende Dinge, die auch wichtig sind, kommen nicht per E-Mail.
Wenn ich in manchen Unternehmen diesen Vorschlag mache, dann rollen viele Mitarbeiter mit den Augen und sagen, das klingt zwar gut, aber Sie haben noch nicht bei uns gearbeitet. Hier funktioniert das nicht.
Ich frage dann, warum? Und dann gibt es zwei Arten von Antworten. Die erste lautet:
Unser Chef!
Unser Chef ist ungehalten, wenn wir seine E-Mails nicht schnell genug beantworten. Da können wir nicht 3 Stunden einfach keine E-Mails lesen.
Nun, manchmal gibt es wirklich Chefs, die fordern, wie vorhin beschrieben, dass ihre E-Mails innerhalb von 20 min oder innerhalb einer Stunde beantwortet werden müssen.
In solchen Fällen spreche ich mit dem Chef und versuche ihm klar zu machen, was er in seinem Unternehmen damit anrichtet. Wie ineffizient, Energie raubend und Zeit verschwendend diese Vorgabe ist. Fast immer gibt es dann ein Einsehen. Häufig ist dem Chef gar nicht bewusst, was er mit seiner Erwartungshaltung anrichtet.
Manchmal vertun sich aber auch die Mitarbeiter. Sie gehen davon aus, dass der Chef eine schnelle Antwort auf seine E-Mails will, das ist aber gar nicht der Fall. Es ist nie darüber richtig gesprochen worden. Die Mitarbeiter verhalten sich in einer Art vorauseilendem Gehorsam.
Die Lösung ist, dass die Mitarbeiter und der Chef darüber sprechen. In den meisten Fällen ist es vollständig ausreichend, wenn auf E-Mails innerhalb von 8 Stunden oder innerhalb von 24 Stunden geantwortet wird.
Wenn jemand eine schnellere Antwort benötigt, dann muss er halt ein anderes Kommunikationsmedium wählen – sei es Telefon oder das persönliche Gespräch!
Das wird aber nur in den wenigsten Fällen notwendig sein. Sollte es häufiger vorkommen, dann stimmt was nicht im Unternehmen- in den Prozessen oder in der Führungskultur oder in beidem.
Unsere Kunden!
Die zweite Art der Antwort, die ich von Chefs wie auch von Mitarbeitern erhalte, ist:
Wir können doch nicht nur alle 4 Stunden unsere E-Mails lesen, wenn unsere Kunden von uns erwarten, dass wir Service orientiert sind und schnell auf Kundenanfragen antworten sollen.
Erst mal: die meisten Kundenanfragen sind meist nicht wirklich dringend. Für die meisten Kunden ist es ok, wenn eine E-Mail innerhalb von 4-8 Stunden gelesen wird und spätestens nach 24 Stunden beantwortet wird – also am nächsten Arbeitstag.
Benötigt der Kunde eine schnellere Antwort, dann nutzt er das Telefon. Entscheidend für den Kunden ist, dass er eine zuverlässige Aussage erhält, wann sich das Unternehmen wieder meldet. Das schlimmste für einen Kunden ist eine Aussage wie:
„Wir melden uns, wenn wir fertig sind!“
Damit ist niemandem geholfen und niemand kann damit planen.
Wenn ein Unternehmen häufig Kunden hat, die eine schnelle Rückmeldung benötigen – dann sollte das Unternehmen sinnvolle Regeln haben, um damit umzugehen.
Beispielsweise sollte es dann eine gute Telefon Hotline haben, die erreichbar und nicht ständig besetzt ist. Aber die Service-Orientierung zeigt sich nicht darin, dass der Chef alle Mitarbeiter dazu verdonnert, auf Kunden E-Mails innerhalb von 20 min zu reagieren.
Sollte es wirklich so sein, dass Kunden eine E-Mail Antwort innerhalb von 20 min erwarten – ich glaube da nicht dran – aber dann sollte das Unternehmen eine Service-Email einrichten.
Diese und nur diese E-Mail wird, vergleichbar einer Telefon Hotline, ständig von einem Mitarbeiter gecheckt und er bearbeitet die dort auflaufende Anzeige von E-Mails.
Das macht aber nur einer. Alle anderen Mitarbeiter können somit ohne ständige Störungen arbeiten. Von mir aus wechseln sich die Bearbeiter für diesen E-Mail Service Hotline Dienst im Turnus von 2 Stunden ab – aber zumindest ist nicht das gesamte Unternehmen in operativer E-Mail Hektik.
Sonstiges in dieser Podcastfolge
- Gründe warum Menschen meinen, ständig E-Mails lesen zu müssen!
„Im Umgang mit E-Mails zeigt sich, ob Sie eine wirkliche Führungskraft oder nur ein überforderter Mikromanager sind!“
- Mikromanagement
- GTD-Methode von David Allen
- Absicherungs-E-Mails vermeiden!
- Verschicken Sie keine E-Mails mit automatische rLesebestätigung
„Je weniger E-Mails Sie verschicken, umso weniger E-Mails werden Sie auch erhalten!“
- E-Mails sollten nur ein Thema enthalten
- Verwenden Sie eine eindeutige Betreffzeile!
- E-Mails ersetzen keine Gespräche!
Das inspirierende Zitat
„Das Paradoxon der modernen Zeit: Die Kommunikationsmittel werden immer besser, doch die Kommunikation wird immer schlechter„
Bertram Jacobi
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