WWW: Wer macht was bis wann? Foto: visual28/ Quelle: www.bigstock.com

Sie sollten Ziele, Maßnahmen und Arbeitspakete immer klar, präzise und eindeutig definieren – sei es in Projekten oder beim Delegieren.

Wie bereits in meinem letzten Artikel
Richtig delegieren: Es kann nur einen geben!
beschrieben, ist das manchmal nicht einfach. Dabei kann viel schief gehen.

Wer macht was bis wann?

Vergegenwärtigen Sie sich deshalb immer die drei Buchstaben: WWW.

Die stehen hierbei nicht fürs World Wide Web sondern für „Wer macht Was bis Wann?“

Wer?

Sie vereinbaren Maßnahmen, um eine reibungslose Zusammenarbeit sicherzustellen. Entscheidend hierbei ist das Wort „vereinbaren“. Achten Sie darauf: Derjenige der sich um die Maßnahme kümmert, macht eine Zusage.

Das ist ein Versprechen, quasi ein Pfadfinderehrenwort: Ich kümmere mich drum! Das ist das Wer! Entscheidend dabei ist: Es kann nur einer sein. Das bedeutet nicht, dass er all die Arbeit tun muss. Er ist aber dafür verantwortlich, dass sie gemacht wird.

Was?

Wer macht Was? Hier muss detailliert beschrieben werden, was gemacht werden soll. Entscheidend ist, dass die Maßnahme und/ oder deren Ergebnis präzise formuliert ist.

Anhand der Beschreibung müssen alle Beteiligten nachher eindeutig erkennen können, ob die Maßnahme umgesetzt wurde.

Wann?

Eine Maßnahme hat immer eine Terminierung, eine sogenannte Deadline. Diese Deadline sollte möglichst präzise sein. Wenn nicht, kommt es zu Missverständnissen. Hier ein Beispiel: Der Chef legt fest:

„Unser Projekt muss im Herbst 2012 fertig sein!“

Die Mitarbeiter bejahen dies. Für den Chef ist somit klar: Das Projekt ist spätestens Ende September erfolgreich umgesetzt.

Warum dann? Er assoziiert mit Herbst 2012: Die Blätter der Bäume werden langsam gelblich und es wird kälter. Aus seiner Erfahrung passiert das spätestens Ende September.

Also ist das Projekt dann beendet! Sein Mitarbeiter hingegen weiß, dass der Winter am 21.12. beginnt. Ergo glaubt er Zeit bis zum 20. Dezember zu haben, um das Projekt fertig zu stellen. Das gibt noch Streß.

Sie sehen also: „Im Herbst 2012“ taugt nicht als Deadline.

So schnell wie möglich?

Bitte beachten Sie auch, dass die Angabe „so schnell wie möglich“ keine Deadline ist. Im Englischen finden Sie hierfür häufig die Abkürzung „asap“ („as soon as possible“).

In manchen Projektlisten lese ich manchmal diese Abkürzung an den Stellen, wo eigentlich ein Termin stehen müsste. Fatal! Für den einen bedeutet „asap“ in spätestens 2 Stunden, für den anderen in 4 Tagen.

Mit „asap“ ist also nichts abgestimmt. Vermeiden Sie das unbedingt.

Eine andere Unart ist es, in Projektlisten die Begriffe „ständig“ oder „ongoing“ anstatt eines Termins einzutragen. Auch hier läuft etwas falsch: Ein Projekt oder eine Maßnahme hat immer einen Anfang und ein Ende.

Verantwortung

Wer die Verantwortung für eine Maßnahme übernimmt, der gibt den anderen Teilnehmern ein Versprechen, ein „Commitment“. Eine solche Zusage ist einzuhalten. Wird die Zusage nicht eingehalten, so kostet das meist Zeit, Geld und Image. Es entsteht eine Kultur der Resourcenverschwendung, der Überlastung und des Misstrauens.

Natürlich kann es passieren, dass mal ein Projekt aus dem Ruder läuft und abzusehen ist, das es nicht rechtzeitig fertig wird. Dann muss der Verantwortliche dies aber unverzüglich allen Beteiligten mitteilen und einen Alternativtermin vorschlagen.

Eigentlich banal – aber achten Sie mal drauf, wie häufig in Unternehmen leider solche Vereinbarungen nicht richtig getroffen, formuliert oder eingehalten werden. Viele Projekte scheitern nicht weil die Strategie nicht stimmt, sondern weil bei der Formulierung der Maßnahmen und Ziele und deren Einhaltung geschludert wird!

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