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Zielvereinbarung mit Mitarbeitern

Wie funktioniert eine Zielvereinbarung und was genau ist eigentlich ein Ziel?

Wissenschaftlich formuliert lautet die Antwort:

„Ziel“ ist ein Zustand zu einem Zeitpunkt in der Zukunft, der sich von der derzeitigen Situation positiv unterscheidet.

Irgendwo hatte ich auch mal gelesen: Ein Ziel beschreibt einen Zustand, der durch menschliches Handeln herbeigeführt werden soll. Verständlicher formuliert ist ein Ziel ein schöner, konkreter Traum mit einer Deadline.

Eine Vision, also auch die Unternehmensvision ist demnach kein richtiges Ziel. Denn eine Vision ist eher vage und sie hat keine Deadline, keinen Endtermin.

Entwicklung von Zielen

Normalerweise wird aus der Unternehmensvision eine Strategie entwickelt und dann werden aus der Strategie Ziele abgeleitet: strategische, taktische und operative Ziele. Daraus erfolgen dann die Zielvereinbarungen mit den Mitarbeitern.

Ich habe das in folgendem Video für Sie detaillierter beschrieben:
5 Tipps zur erfolgreichen Zielvereinbarung:

Wie wirken Ziele auf uns?

Aber lösen wir uns erst mal vom Arbeitsrecht, Unternehmensumfeld und den dortigen Zielvereinbarungen. Denken wir an uns selbst – an uns als Person. Wie wirken Ziele auf uns – auf Sie und mich? Brauchen wir als Person Ziele im Leben?

Die einen sagen ja, die anderen sagen nein.

Aus meiner eigenen Erfahrung kann ich sagen: Es gibt Zeiten im Leben, da scheint es mir günstig und hilfreich zu sein, ein Ziel zu haben, ja vielleicht sogar ein großes klares Ziel.

Bei mir war das sicher so während des Studiums. Ich hatte mich für Elektrotechnik entschieden und obwohl mir das Fach lag, hab ich durchaus so meine Probleme gehabt, mich fürs Lernen vor den Klausuren zu motivieren.

Die Zeit hätte ich da gerne für alles Mögliche andere investiert, nur nicht fürs Lernen.

Hätte ich mein langfristiges Ziel nicht immer vor Augen gehabt – nämlich Ingenieur zu werden – hätte ich mich sicher nicht aufgerafft und für Fächer gelernt, die mich zum damaligen Zeitpunkt nicht für 5 Pfennig interessierten.

Orientierung durch Ziele?

Große Ziele geben Orientierung, sie erleichtern Entscheidungen und schärfen die Wahrnehmung. Sie helfen dabei, sich zu fokussieren und sie können im Alltagsleben sehr motivierend wirken.

Katrin Linzbach hat auf ihrem Blog „Bewusstsein braucht Raum“ einen schönen Artikel zum Thema „Du brauchst keine Ziele im Leben“ geschrieben. Dort gibt es eine lesenswerte Pro- und Contra Liste: Hier zitiere ich daraus die 4 Punkte, die gegen Ziele im Leben sprechen:

1. Der Weg ist das Ziel. Da es immer wieder Zufälle im Leben gibt, die bei der Planung und Zieldefinition nicht berücksichtigt werden können, kommt es immer anders als man denkt. Erfahrungen sind auf dem Weg das Entscheidende nicht die Zielerreichung.
2. Ziele engen die Wahrnehmung ein. Wenn ich ein Ziel verfolge, dann ist die Wahrnehmung darauf fokussiert. Möglicherweise jedoch liegen rechts und links von dem Ziel noch ganz andere Möglichkeiten.
3. Ziele kosten Zeit. Der ständige Abgleich zwischen Soll und Ist raubt Energie und Zeit. Von John Lennon kommt der Spruch: „Leben ist das, was passiert, während Du eifrig dabei bist andere Pläne zu machen.“
4. Ziele setzen unter Druck. „Was Du Dir vorgenommen hast, musst Du auch beenden“. Dieser Glaubenssatz schwirrt in vielen von uns. Die Flexibilität, Ziele wieder zu verwerfen, nehmen sich die Wenigsten.

Übereinstimmung mit dem inneren Selbst

Da ist sicher viel Wahres dran. Trotzdem braucht es Ziele auch im und fürs eigene Leben, meiner Meinung nach. Ich glaube aber, dass Ziele mit dem eigenen inneren Selbst übereinstimmen müssen.

Sie müssen für mich als Person wirklich erstrebenswert sein und sie müssen zu meinen eigenen Werten und Vorstellungen passen.

Sonst nutzen solche Ziele nicht viel bzw. sie sind sogar schädlich, weil sie frustrierend sein können und nur Energie rauben.

Deshalb, wenn man ein langfristiges Ziel hat, dann sollte man es immer mal wieder für sich überprüfen. Dabei geht es nicht nur darum, wie nahe ich diesem Ziel komme, sondern auch ob dieses Ziel nach wie vor für mich relevant und erstrebenswert ist.

Ein Ziel ist Teil eines Plans – und ein Plan kann und darf sich im Laufe der Zeit ändern! Sie verändern sich ja auch, oder?

Zielvereinbarung im Unternehmensumfeld?

In Unternehmen sind Ziele und Zielvereinbarungen meiner Ansicht nach noch wichtiger als im persönlichen Umfeld.

Schließlich helfen Ziele dem Arbeitgeber dabei, dass alle – die Mitarbeiter wie auch der Chef – am gleichen Strang ziehen und wissen, in welche Richtung es gehen soll.

Über Ziele zu sprechen hilft also Klarheit zu bekommen, wo es hingehen soll. Allerdings müssen es die richtigen Ziele sein und es kommt drauf an, wie Sie mit den Zielen umgehen.

Das „Warum“ kennen

Bevor wir Ziele definieren müssen wir das Warum kennen. Deswegen: Es fängt mit der Unternehmensvision und der Unternehmensstrategie an. Hierzu habe ich ja schon viel erzählt.

Hören Sie sich da gerne nochmal die Podcast-Folge 4 „Was ist eine Unternehmensvision?“ oder 15 „Wie bekomme ich eine gute Unternehmensvision?“ und die Folge 54 an, das ist das Interview mit Stefan Merath.

Wenn das „Warum“ nicht da ist, wenn die Unternehmensstrategie fehlt, dann hängt jedes Ziel irgendwie in der Luft. Warum soll denn der Umsatz um 30 % gesteigert werden?

Warum soll denn ein Produkt für den Markt xy entwickelt werden? Diese Fragen muss ich als erstes beantworten, bevor ich Ziele runterbreche.

Fokus oder Flexibilität?

Ziele und Zielvereinbarungen bringen zwar Fokus, sie dürfen aber nicht die Übersicht und Flexibilität zu stark einschränken. Das ist natürlich ein Balanceakt.

Ich bin der Meinung je weiter in der Zukunft die Erreichung eines großen Ziels liegt, desto vager kann oder sogar besser sollte das Ziel formuliert sein.

Warum sollte man auch im Detail die exakte Zielerreichung beschreiben, die irgendwann in 5 Jahren eintreten soll. Bis dahin fließt schließlich noch viel Wasser den Rhein runter.

Detaillierte Ziele für 3-5 Jahre?

Es reicht, sich Gedanken über die grobe Richtung zu machen. Detailliert messbare Ziele für etwas in 5 Jahren zu definieren, das ist Unsinn. Leider machen das aber viele Unternehmen und verschwenden Zeit und Energie damit.

Da wird in einem groß angelegten, Zeit raubenden Verfahren ein Plan gemacht für den Umsatz in den nächsten 3 Jahren – Bottom-Up wie auch Top-Down – und das muss dann auch alles noch übereinstimmen auf Kunden und Produkte runter gebrochen und wird dann als Zielvereinbarung für oder mit dem Mitarbeiter formuliert. Was für ein Quatsch.

Bitte verstehen Sie mich richtig: Natürlich kann es sinnvoll sein, sich als Arbeitgeber ein Jahresumsatzziel zu setzen, aber doch bitte ohne großen Zeit- und Abstimmungsaufwand und die übliche Art der Zielvereinbarungen.

Innerhalb eines Jahres kann so viel passieren. Vieles ist nicht vorhersagbar. Es kommt anders als gedacht. Es ist geschickter in Optionen zu denken und anpassungsfähig zu sein als das alles in eine detaillierte Zielvereinbarung zu schreiben.

Wann müssen Ziele detailliert formuliert werden?

All das heißt aber nicht, dass Ziele und Maßnahmen prinzipiell vage formuliert sein sollten. Ganz im Gegenteil. Je kurzfristiger der Termin für ein Ziel desto klarer, eindeutiger muss das Ziel formuliert sein.

Mir gefällt da sehr gut das Vorgehen beim agilen Projektmanagement. Das zeichnet sich durch adaptives Planen aus.

Also anstatt am Anfang des Projektes einen umfangreichen, detaillierten Plan zu machen, finden regelmäßige Planungssitzungen in kurzen Abständen statt. So kann man sehr flexibel auf Unvorhergesehenes und nicht Planbares reagieren.

Es gibt da also durchaus ein großes Ziel, aber das ist nicht bis ins Detail festgelegt. Aber die kurzfristigen Ziele und Maßnahmen für die nächsten 2-4 Wochen, die sind klar, eindeutig und detailliert beschrieben und vereinbart.

In ähnlicher Weise kann man mit Zielen in einem sehr volatilen Umfeld umgehen –auch außerhalb des Projektmanagements.

Beispiel:

Sie haben ein Jahresziel definiert, z.B. den Umsatz oder das Ergebnis des Unternehmens. Daraus haben Sie grob Unterziele und Maßnahmen definiert.

Einmal im Monat nun besprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern die Unterziele und Maßnahmen für die nächsten 30 Tage. Das bedeutet: 29 Tage haben Chef und Mitarbeiter den Fokus auf die kurzfristige Zielerreichung und auf die umzusetzenden Maßnahmen.

Und einen Tag im Monat nehmen Sie sich Zeit für ausgiebige Gespräche zur Zielvereinbarung. Sind die kurzfristigen Ziele erreicht worden? Wenn nicht – woran lag es? Haben sich neue Sachen ergeben? Müssen die Ziele angepasst werden? Dieser eine Tag dient der Flexibilität, der Strategieanpassung, der gemeinsamen Helikopter Sicht und damit der Anpassung der Planung, um das große Ziel zu erreichen.

Ein Monatsrhythmus mag vielleicht nicht der richtige Zeithorizont für ein großes Automobilunternehmen sein, aber beispielsweise für ein kleines mittelständisches Unternehmen im Maschinenbau ist das durchaus sinnvoll.

In dieser Art und Weise sind Sie regelmäßig mit Ihren Mitarbeitern im Gespräch, Sie können gemeinsam Ziele anpassen, Sie fokussieren auf kurzfristige Umsetzung, vernachlässigen aber nicht neue Ideen, Eindrücke und notwendige Zielanpassungen.

Leider gehen so nur die wenigsten Unternehmer und Geschäftsführer vor. Viele meinen wirklich, es reicht einmal im Jahr die Ziele zu definieren und am Ende des Jahres zu kontrollieren, wie weit ist man gekommen. In einem volatilen Umfeld funktioniert das aber nicht.

Wer macht was bis wann?

Wenn Sie Ziele mit Mitarbeitern vereinbaren, achten Sie darauf, dass Sie immer die drei W beschreiben: Wer, Was bis Wann?

Also: Wer ist für das Ziel verantwortlich? Der Vertriebsleiter Herr Müller. Was genau soll erreicht werden? 20 % mehr Jahresumsatz! und bis wann – also zu welchem Endtermin soll es erreicht werden? 31. Dezember 2014 ist Deadline! – OK

Ziele brauchen Freiräume

Welche Maßnahmen nun nötig sind, um dieses Ziel zu erreichen, das ist der Freiraum des Mitarbeiters, also in unserem Fall der Freiraum des Vertriebsleiters Herr Müller. Welche Maßnahmen er nun ergreift, um 20 % mehr Jahresumsatz zu machen, obliegt ihm.

Wer mit Zielen führt, darf nicht mikromanagen. Wer mit seinem Mitarbeiter ein Ziel vereinbart, der vereinbart das Wer und das Was und das Wann, aber nicht das Wie.

Ziele beschreiben das gewünschte Ergebnis, lassen aber offen, wie es am besten erreicht wird. Der Mitarbeiter entscheidet welche Maßnahmen ergriffen werden müssen, um das Ziel zu erreichen. Es ist sein Gestaltungsspielraum.

Ziele müssen vereinbart werden!

Entscheidend ist, dass Ziele vereinbart werden. Sonst ist das Scheitern meist vorprogrammiert.

Deshalb heißt es ja auch Zielvereinbarungen und nicht Zielvorgaben!

Entweder der Mitarbeiter hat sich das Ziel selbst gesetzt oder er akzeptiert die Zielvorgabe seines Chefs, weil er für sich erkennt, dass dieses Ziel wichtig und sinnvoll ist.

Eine Aussage des Chefs wie:

„Das ist Ihr Ziel: Akzeptieren Sie es jetzt endlich!“

ist keine Zielvereinbarung! Ziele einfach nur vorzugeben ohne ein Commitment vom Mitarbeiter zu erhalten, kann man vergessen. Wenn Sie mitdenkende Mitarbeiter haben wollen, müssen Sie überzeugen nicht einfach nur vorgeben.

Welche Art von Zielen, Unterzielen und Maßnahmen Sie mit welchen Mitarbeitern überhaupt vereinbaren können und wie weit Sie Ihre Mitarbeiter dann bei der Zielerreichung unterstützen müssen, dazu hören Sie sich bitte nochmal die Podcast Episode 10 an. Dort ging es ja um das erfolgreiche Delegieren.

Was tun, wenn der Mitarbeiter keine Ziele will?

Was machen Sie als Führungskraft, wenn sich Ihr Mitarbeiter keine Ziele setzen lassen will?

Sprechen Sie mit ihm und versuchen Sie zu ergründen:

• Warum will er sich keine Ziele setzen?
• Ist ihm die Strategie unklar?
• Sind die vorgeschlagenen Ziele falsch?
• Ist die Art der Zielfindung unklar?
• Fühlt er sich überfordert?
• Hat er schlechte Erfahrungen mit Zielsetzungen gemacht?
• Wenn er keine Ziele setzen oder akzeptieren will, was ist dann sein Vorschlag für das gemeinsame Vorgehen?

Übrigens: wenn Sie das Gehalt Ihres Mitarbeiters an die Zielerreichung gekoppelt haben, dann kann ich verstehen, dass Ihr Mitarbeiter sich nicht für hohe Ziele verpflichten will.

Aber das kennen Sie ja schon von mir, oder? Wenn nicht, dann schauen Sie doch bitte nochmal hier vorbei: „Warum Sie mit variable Bezahlung fast immer das Falsche erreichen!“

Unerreichbare Zielvorgaben?

Eine weitere Frage, die sich viele stellen, die in einer Sandwichposition arbeiten, lautet:

„Was mache ich, wenn ich Ziele von meinem Chef erhalte und die bei meinen Mitarbeitern durchsetzen soll?“

Keine einfache Situation. Wenn Sie von den Zielen überzeugt sind, dann gilt es, Ihre Mitarbeiter dafür zu gewinnen.

Wenn Sie allerdings nicht von den Zielen überzeugt sind und Ihr Chef Ihnen die Ziele vorgegeben hat, dann sollten Sie ein Gespräch mit Ihrem Chef suchen. Ich weiß, dass das nicht einfach ist. Ihnen bleibt aber keine wirklich andere Möglichkeit.

„Mensch Meier. Sie und Ihr Team haben doch in den letzten 2 Jahren diesen tollen Motor entwickelt mit 97 % Wirkungsgrad. Da wird es doch wohl möglich sein, den Wirkungsgrad noch etwas zu erhöhen.

Nehmen Sie mal unseren Vertrieb. Der hat den Umsatz letztes Jahr um 30 % gesteigert. Da verlange ich doch nicht zu viel, wenn wir 4 % mehr Wirkungsgrad haben wollen. 4 % mein Gott: 101 % Wirkungsgrad ist doch nun nicht die Welt. Stellen Sie sich doch nicht so an.“

Insbesondere wenn es überhöhte Vorgaben sind oder der Chef gar Unmögliches verlangt.

Da müssen Sie agieren und Sie müssen Ihrem Chef klar machen, dass Sie und Ihr Team diese Ziele für unrealistisch halten.

Sie dürfen unmöglich zu erreichende Ziele nicht einfach schlucken und an Ihr Team weiterleiten. Hier 3 wichtige Tipps hierzu:

Meine 3 Tipps zum Umgang mit unerreichbaren Zielvorgaben

1. Klarheit!

Sagen Sie es freundlich, aber sofort, direkt und ohne Umschweife. Diese Aufgabe ist nicht machbar.

2. Gegenvorschlag!

Machen Sie einen Gegenvorschlag, wie eine realistische Lösung aussehen könnte und welches realistische Ziel man sich dann setzen könnte.

3. Konsequenz!

Wenn Sie zu einem aus Ihrer Sicht unmöglichen Ziel mal „Nein“ gesagt haben, müssen Sie konsequent bleiben.  Sie können sich zwar überzeugen lassen, ein herausforderndes Ziel zu akzeptieren, z.B. 30 % mehr Umsatz.

Aber ein unmöglich zu erreichendes Ziel, ein Ziel, was Sie so erkannt und vor Ihrem benannt haben, das dürfen Sie nicht ablehnen und dann irgendwann später annehmen.

Da müssen Sie konsequent bleiben und „Nein“ sagen, selbst auf die Gefahr hin, dass das Ihrem Chef nicht gefällt und negative Auswirkungen für Sie haben könnte. Sorry. Anders geht es nicht!

Das inspirierende Zitat

„Der Langsamste, der sein Ziel nicht aus den Augen verliert, geht noch immer geschwinder, als jener, der ohne Ziel umherirrt.“

Gotthold Ephraim Lessing

Links und weiterführende Artikel

• Entlohnung mit variablen Gehältern
• Die Krux mit den Zielvereinbarungsgesprächen
• Erfolgreich delegieren!
• Mein Hörbuch: „Ist die Katze aus dem Haus“
• Ziele erfolgreich vereinbaren: Online-Workshop

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